Optimer dine mødelokaler til de hybride møder og undgå spildte kvm.

Den hybride hverdag stiller helt nye krav til mødelokaler, både når det kommer til indretning og teknologi

Kommentar af: Jacob Spang Lyndegaard, Senior Manager, Collaboration Product Management hos Jabra

Efter vi er begyndt at arbejde mere fleksibelt og på ugentlig basis veksler mellem hjemmekontoret og arbejdspladsen, er vi blevet mere afhængige af teknologi for fortsat at kunne samarbejde med kollegaer og afholde interaktive møder, kreative workshops og brainstormings, der før fandt sted på kontoret. Selvom medarbejderne i et vist omfang er vendt tilbage til kontoret og til mødelokalerne, så er langt over halvdelen af alle møder i dag helt online eller hybride, og det stiller nye krav til indretning af kontorlandskabet og den teknologi vi bruger.

Flere virksomheder har allerede tilpasset kontorlandskabet til det hybride arbejde, for eksempel med flere områder til interaktion og socialt samvær. Men det er vigtigt også at få implementeret ny teknologi på kontorerne og i særdeleshed i mødelokalerne. Vores nyeste undersøgelse omkring hybridarbejde viser, at de fleste mødelokaler ikke er designet til hybride møder, men stadig er indrettet til dengang, hvor næsten alle var fysisk tilstede på kontoret. Faktisk er kun et ud af ti mødelokaler udstyret med videoteknologi, til trods for at denne teknologi i dag er blevet helt afgørende, hvis du vil fastholde et produktivt arbejdsmiljø, hvor medarbejderne kan samarbejde selvom nogle arbejder hjemmefra og andre arbejder fra kontoret.

Her er tre ting du bør overveje for at komme godt i mål med optimeringen af mødelokalet og undgå at dyre kvadratmeter går til spilde: 

1. Alle i lokalet skal kunne se og høre, og blive set og hørt
   Møderne skal være ligeværdige for alle deltagere, uanset om de er fysisk til stede i mødelokalet, eller de er med online. Sørg for at teknologien i mødelokalet bringer deltagerne, der er med online ind i mødelokalet, men også bringer dem, der er fysisk tilstede i mødelokalet, hjem til dem, der deltager online. Overvej en videoløsning der kan vise alle, der er i mødelokalet, og hvis mødelokalet f.eks. skal bruges meget til brainstormings, workshops eller lignende, så overvej også en løsning, der gør brug af kunstig intelligens, så den kan tilpasse billedet til det, der sker i mødelokalet, dvs. at billedet følger den der taler, hvilket gør det lettere for dem, der sidder på hjemmekontoret, at følge med i, hvad der foregår og føle sig inkluderet.
   Det er også vigtigt at medarbejderne, der er med online, har det rigtige udstyr, så de let kan interagere med deres kollegaer, der er tilstede i mødelokalet og ikke ender med at føle sig udeladt af samtalen, der foregår i mødelokalet.
2. Rumindretning og teknologi går hånd i hånd
   Du kan ikke optimere mødelokalerne, hvis du kigger på rumindretningen og teknologien hver for sig. De skal spille sammen. Overvej for eksempel, hvordan videokameraets synsfelt er, og hvordan det bedst fanger alle i rummet, når du indretter mødelokalet. Skal mødebordet f.eks. placeres helt op ad væggen, eller lige foran kameraet. Hvis du vælger et kamera, der kan dække hele lokalet med 180-graders dækning, kan du sagtens nedskalere både antallet og størrelsen på mødelokalerne, fordi alle der er til stede i lokalet let kan vises på billedet.
   Med nogle videoløsninger kan du også få dataindsigt i, hvordan mødelokalerne bruges, da antallet af personer i lokalet tælles anonymt. Hvis det viser sig, at et mødelokale indrettet til ti personer i praksis bliver brug af langt færre, kan data bruges som grundlag for at tage stilling til, om det i stedet skal laves om til to mindre mødelokaler.
3. Indtænk medarbejderne, når du indfører nye teknologier
   Èn ting er at få redesignet og optimeret mødelokalerne til hybride møder, en anden ting er at få medarbejderne til at benytte mødelokalet. Det er ikke tilstrækkeligt blot at købe ny teknologi. Uddannelse er også vigtig for, at investeringen kan give et afkast og øge produktiviteten blandt medarbejderne.
   Arbejdsstyrken spilder millioner af minutter af deres tid på tekniske udfordringer under møder og hver tredje medarbejdere, der blev spurgt i vores seneste undersøgelse om hybridarbejde, siger at de tøver med at tage møder i mødelokalerne, fordi de føler sig mere komfortable med at bruge deres bærbare computer, fremfor teknologien, der er i mødelokalerne. Hvis to medarbejdere på kontoret skulle deltage i et møde med kollegaer, der deltager online, så ville halvtreds procent faktisk vælge at tage mødet fra skrivebordet på deres computer, fremfor et mødelokale udstyret med video. I praksis betyder det, at der står mange kvm. uudnyttet hen, og at den teknologi, der skulle skabe mere produktive og engagerende møder ikke bliver udnyttet optimalt.
   Så sørg for at medarbejderne er klædt godt på til at bruge teknologien. Oplær dem ordentligt og sørg for, at instruktioner er let tilgængelige og let forståelige, så dine nye redesignede mødelokaler ikke ender med at stå tomme hen. Hvis medarbejderne ikke er fortrolige med teknologien i mødelokalet, så er der også større risiko for, at medarbejderne, der er med online, ikke føler sig involveret i mødet.
   Det er sjældent let at redesigne kontorerne og implementere ny teknologi, men hvis du bare gør lidt ekstra ud af implementeringsprocessen, så kan du komme langt. Jeg tror på, at de fleste virksomheder kan optimere deres mødelokaler, men også forbedre hybride møder og mødeproduktivitet signifikant ved at sørge for, at deres mødelokaler og medarbejderne er klædt ordentligt på til denne æra af hybride møder. Virksomheder kan på denne måde styrke arbejdsmiljøet og skabe en endnu bedre arbejdsoplevelse for medarbejderne, der er på kontoret, men også for dem, der deltager online.

10/11 2023