Digitalisering af udlæg og rejseafregninger giver store besparelser for virksomhederne

Digitalisering af udlæg og rejseafregninger giver store besparelser for virksomhederne

Undersøgelse på Kungliga Tekniska Högskolan viser at mange virksomheder mangler teknisk lederskab, der skal drive digitaliseringen frem

I foråret 2017 indledte Eurocard et samarbejde med Institut for Industriel økonomi og organisation på Kungliga Tekniska Högskolan. Forskerne Niklas Arvidsson og Richard Backteman har i løbet af foråret gennemført dybdeinterviews for at undersøge, hvordan store virksomheder, ved at indføre nye modeller og systemer, kan effektivisere håndteringen af ansattes udlæg og rejseafregninger. De første resultater viser bl.a., at der i flere virksomheder intet klart teknisk lederskab er, der kan drive digitaliseringsprocesser igennem.

Eurocard er Nordens førende leverandør af firmakort og har siden 1965 arbejdet tæt sammen med erhvervslivet og økonomiafdelinger for lette håndteringen af ansattes udlæg.

– Et tilbagevendende spørgsmål fra vores kunder er, hvordan de kan spare tid - og penge - ved en mere effektiv håndteringen af udlæg og rejseafregninger. I samarbejdet med KTH får vi udviklet en best practice for, hvordan vores kunder bedst kan effektivisere de interne rutiner, siger Maria Dahlquist fra Eurocard.

Stor forskel på videnstunge og kapitalintensive virksomheder

Rapporten, der bliver publiceret til efteråret, er en del af det større forskningsprojekt ’Industrialization of (Local Manual) Services’, der bliver drevet af Richard Backteman og Niklas Arvidsson.

– Formålet med projektet er at forstå, hvordan servicevirksomheder vokser og professionaliseres ved systematisk at formidle viden og bygge den ind i firmaets strukturkapital. Denne udvikling har vi tidligere set i produktionsindustrien – og nu også i udviklingen af tjenester – noget som vi finder meget spændende, siger Niklas Arvidsson.

De foreløbige resultater viser en usikkerhed omkring fordelene ved de nye tjenester, hvordan de skal indføres, samt hvilke krav de sætter til organisationen og de ansatte. Vi ser også store forskelle mellem virksomhederne; nogle er forholdsvis avancerede brugere af digitale og automatiserede systemer til håndtering af udlæg, mens andre håndterer det meste manuelt.

Andre foreløbige indikatorer tyder på, at kapitalintensive virksomheder endnu ikke har set fordelene ved de nye tjenester, mens de mere videnstunge virksomheder er i gang med at indføre dem. Intern uddannelse og ledelse med teknisk indsigt ser ud til at være en forudsætning for, at virksomhederne kan drage fordel af en mere avanceret form for håndtering af udlæg og rejseafregninger.

I efteråret 2017 følges den kvalitative forskning op med en større kvantitativ undersøgelse.

- lb