Dokumentdeling fordrer kontrol over data

Det er blevet stadig mere almindeligt at bruge datadeling i virksomheder i hele verden, men det kræver systemer, der sikrer, at data ikke lækkes ud af virksomhederne

Af Lars Bennetzen

Der er ikke mange virksomheder i Danmark eller resten af verden, der ikke har digitaliseret deres dokumenter i større eller mindre grad. I takt med at virksomheder samarbejder online via forskellige collaboration-systemer, deler de dokumenter som aldrig før.

- Markedet for content-deling er eksploderet, ikke mindst på de mobile enheder. Det er i virkeligheden slet ikke så underligt, for alle er i dag udstyret med tablets og smartphones, og fordi de er så gode, så vil brugerne gerne bruge dem i stedet for computeren, forklarer Ole Mygind, Area Sales Vice President, Nordic Region.

Men det stiller nogle krav til virksomhederne, både når det kommer til den rent fysiske del af en delingsløsning, dels når det kommer til håndteringen af de data, der deles.

- Et af problemerne er, at folk ofte glemmer, at når de bare deler dokumenter f.eks. via mail eller delingstjenester som Dropbox, så mister de med det samme kontrollen over deres data, og dermed sker der to ting. Dels at data har forladt virksomhedens kontrol, dels at der pludselig flyver flere versioner af dokumenterne rundt, forklarer Ole Mygind.

Styr på data

Derfor er det utrolig vigtigt, at et delingssystem ikke overtager dokumenterne, men faciliterer delingen af dokumenterne.

- Brugerne er i princippet ligeglade, de ønsker blot, at det, de bruger, er et system, der minder om det, de bruger hjemme, forklarer Ole Mygind.

Når brugerne ikke spekulerer så meget over, hvordan systemerne fungerer, bliver det ekstra vigtigt at sikre, at systemerne i sig selv holder styr på data. Mange systemer og cloud-tjenester gør det muligt at dele data i skyen, og det er ikke altid ønskeligt.

- Der skal være styr på data, og de mange nye delingstjenester betyder, at det er nødvendigt at sætte systemer/regler op, som sikrer, at vitale eller forretningskritiske dokumenter ikke forlader huset, pointerer Ole Mygind.

En af de udfordringer virksomhederne står overfor i øjeblikket, og som er med til at gøre udfordringen med datadeling ekstra vanskelig, er, at pludseligt er tablets og smartphones en naturlig del af møderne. Brugerne forventer, at de kan bruge dem, og virksomhederne skal sikre, at det kan gøres. Men derved risikerer virksomhederne også, at data pludselig får endnu en kanal, de kan forlade virksomheden af.

- Markedet for content-deling er eksploderet på de mobile enheder, og det skal virksomhederne forholde sig til, pointerer Ole Mygind.

Ikke alene

Virksomhederne står dog overfor en større udfordring end blot at få styr på, hvordan de deler dokumenter digitalt i virksomheden. For de systemer hænger nøje sammen med de samarbejdssystemer, som virksomhederne i øvrigt benytter sig af.

- Hele udfordringen er at få det hele over i et samlet system, som brugerne kan finde ud af, og som ikke koster en formue, forklarer Ole Mygind.

Netop her kommer der så en markant udfordring, og Ole Mygind er ikke sen til at identificere, hvor den største stopklods måtte være. Måden de forskellige virksomheder driver adaptionen af digitaliseringen på, noget som han oplever, der kan være stor forskel på fra virksomhed til virksomhed.

- Hvis det er it-afdelingen, der driver det, så blive det ingen succes. Der skal ligge en god business case, og det kræver, at de anerkender, at ledelsen skal være med til at drive projektet. It afdelingen alene kan ikke drive den adaption, ikke med succes, slår Ole Mygind fast.

Kan ikke stå alene

Men digital deling og samarbejde af filer kan ikke stå alene. Ole Mygind forklarer, at mange virksomheder i dag er i fuld gang med at opdatere deres møderum og samarbejdssystemer, så det er muligt at samarbejde over nettet, og dette kræver både, at du kan dele dokumenter, se dem du arbejder sammen med og også høre, hvad de siger.

- I dag ser vi, hvordan hele collaborations- ideen driver udviklingen i virksomheder. De har brug for at kunne arbejde sammen online, og det kræver såvel dataudveksling som video og lyd, siger Ole Mygind.

Den bevægelse har været i gang et godt stykke tid efterhånden, men der er stadig stor forskel på, hvordan virksomhederne bruger collaborationssystemerne. Det handler meget om, hvilken virksomhedskultur, der er dominerende i virksomhederne og ikke mindst, hvad virksomhedens område er.

- Men hvis vi snakker om at samarbejde på anden måde end via telefonen, så er der klart sket en bevægelse hen mod online samarbejde og virtuelle møder, siger Ole Mygind.

Det er derfor ikke særligt overraskende, at Ole Mygind oplever, at forbruget af licenser til deres system er stigende, og at de licenser, der bliver solgt, også bliver brugt mere.

- Vi skal dog ikke være blinde for, at der er barrierer for brugen af den slags systemer. For hvis de bliver for vanskelige at bruge eller komme i gang med, så bliver de ikke brugt til deres fulde potentiale, og så får virksomheden ikke nok ud af deres investering, påpeger Ole Mygind.

Samtidig så vil virksomheder, hvor video har været en del af hverdagen længe, også have lettere ved at bruge de nye systemer end dem, der ikke har haft en naturlig brug af video.

Installatørens vigtige rolle

Endelig mener Ole Mygind, at de, der er hyret til at opsætte og installere systemerne, har et stort ansvar for, at den samlede løsning bliver så smidig som muligt.

- I dag findes der typisk to typer af partnere, der installerer systemer som vores. De, der er vant til at lave mødelokaler, og som har en stor forståelse for, hvordan mikrofoner placeres, men som ikke har en stor erfaring med it-delen, og de, der har det lige omvendt, forklarer Ole Mygind.

De, der sikrer den bedste integration for kunderne, er dem, der formår at arbejde sammen med specialister der, hvor de selv er svage eller de få, der har formået at oparbejde kompetence på begge områder.

- Samarbejde er vigtigt, specielt ved integration og implementering, slutter Ole Mygind.

16/10 2017