E-mailen har udspillet sin rolle
Ved at bruge Ciscos eget Spark-system har John Hauge Petersen fra Cisco formået at nedbringe mailmængden med 40 % og få et bedre overblik over sine projekter

E-mailen har udspillet sin rolle

Det er besværligt og uoverskueligt at arbejde med e-mails, samtalerne er svære at få et overblik over og mailboksen vokser konstant

Af Lars Bennetzen

E-mail kan være et fantastisk værktøj og en god måde at kommunikere på, men når det kommer til at kommunikere med samarbejdspartnere på et projekt eller holde tæt kontakt med teams, så er e-mailen alt for rodet. Det mener John Hauge Petersen, Head of Collaboration, Sales Director hos

Cisco Danmark.

Samtidig mener han, at emailen gør det svært at arbejde mobilt, når det kommer til samarbejde med teams og samarbejdspartnere.

- Mobiliteten bliver en stadig vigtigere del af virksomheders dagligdag. Medarbejderne skal kunne udføre deres arbejde let, uanset hvor de befinder sig, og emailen, som vi kender, er bare ikke et effektivt værktøj, fortæller John Hauge Petersen.

I den traditionelle mail er det nødvendigt, at alle altid svarer retur til alle, og stadig så ender samtalen ofte med at være lang og svær at overskue. Samtidig så ligger dokumenter vedhæftet og kan være svære at overskue.

- Og hvad med de samtaler, der har fundet sted på video? Hvordan får man et overblik over dem, spørger John Hauge Petersen.

Holdningen hos John Hauge Petersen og Cisco er da også, at mailen har udspillet sin rolle, når det kommer til projektsamarbejde. Smartere kommunikationssystemer skal til, og Cisco har deres Spark, som er udviklet til at fungere som et kommunikationssystem, der håndterer både chat, som kendes fra f.eks. Skype for Business, videosamtaler og ikke mindst projektrum, i hvilke brugerne kan invitere deltagere ind.

- Spark er et vigtigt værktøj for os, og vi har prioriteret mobiliteten i tjenesten. Derfor fungere Spark på alle mobile enheder, uanset om det er iOS eller Android. Den kører også på pc og Mac, og vi har designet den, så den har et intuitivt interface, for det er vigtigt, at den er let at bruge, fortæller John Hauge Petersen.

Pointen er, mener John Hauge Petersen, at den slags apps skal være lækker at bruge, folk skal føle sig hjemme i dem, og de skal være så enkle at bruge, at alle, der kan starte en app, også kan starte en videokonference, eller et konference opkald.

- Spark retter sig ind efter måden, folk bruger den på, og derfor er den så let at bruge, siger John Hauge Petersen.

Ingen infrastruktur nødvendig

For Cisco handler det om at gøre teknologien usynligt overfor brugerne. Det skal være naturligt at bruge tjenester, så de ikke skal tænke over hvordan eller hvorfor, de bruger dem, ellers mener John Hauge Petersen ikke, at de vil få succes i det lange løb.

- Emailen er langt fra usynlig. Folk skal spekulere alt for meget over, hvor de gemmer dokumenter, hvem de mailer til omkring et projekt, hvordan de gemmer dokumenter, måske opretter de regler for indkomne mails og så videre, påpeger John Hauge Petersen.

Samtidig virker mailsystemer ofte forskelligt på forskellige enheder, har forskellig funktionalitet på forskellige enheder, og det er ikke altid, at det er muligt at arkivere dokumenter fra mobile enheder.

Infrastrukturen er også ofte en udfordring for virksomheder, den kan ofte være ret kompliceret, der er vedligeholdelse, og den skal hele tiden opgraderes.

- Men sådan skal det ikke være. Med Spark kan vi give brugerne en rigtig god oplevelse så længe, de har en netforbindelse på omkring 2MB eller derover. Ingen infrastruktur er nødvendig, siger John Hauge Petersen.

Han betegner Spark som et fuldt cloud-baseret collaboration-system, som har forskellige vigtige elementer, der understøtter mobiliteten og samarbejdet på tværs af organisationer og med samarbejdspartnere.

John Hauge Petersen fortæller, at funktionaliteten i Spark blandt andet indeholder muligheden for Business messaging, hvor du kan føre 1-1 samtale, snakke med et team, eller holde konference kald med op til flere hundrede deltagere.

- Efterhånden som du bruger Spark, så folder systemet sig ud for dig. Der er nogle helt unikke søgeværktøjer, hvor du søger i såvel samtaler, dokumenter og steder, hvor du er blevet nævnt. Samtidig er alt krypteret, og du kan søge i alle de krypterede data, fortæller John Hauge Petersen.

En anden funktion, som Spark indeholder, er møde-funktionaliteten, Meetings. Den funktion erstatter, ifølge John Hauge Petersen, de almindelige videokonferencer, hvor du opretter de nødvendige møderum i skyen, alt du skal bruge er et kamera, alt infrastruktur er en del af tjenesten.

- Spark bruger åbne standarder, så systemet er ikke låst. Alle andre systemer kan ringe ind til det, så dine samarbejdspartnere behøver ikke nødvendigvis at have Spark installeret, siger John Hauge Petersen.

Endelig indeholder Spark også en opkaldsfunktion, så Spark på den måde kan blive virksomhedens nye IP PBX.

- Selvom udviklingen klart går mod mobilen, så er jeg ikke i tvivl om, at den nærmeste fremtid vil byde på en blanding af faste telefoner, ip-telefoner og mobiltelefoner. Det vil afhænge af arbejdssituationen, siger John Hauge Petersen.

Det handler om enkelthed

Hvor mailsystemet i dag er en tæt integreret del af en hver virksomhed, så mener John Hauge Petersen ikke, at fremtiden vil se sådan ud.

- Jeg er sikker på, at emailen på sigt vil forsvinde helt. Systemer som Spark vil uden problemer kunne erstatte mailsystemet, og i virksomheder vil det også komme til at ske på et tidspunkt. Personligt har jeg f.eks. allerede nu reduceret mængden af mails med omkring 40 %, efter jeg begyndte at bruge Spark. Det er en betragtelig mængde, og ikke nok med færre mails, mit arbejde er blevet mere overskueligt, og jeg har lettere ved at holde styr på mine projekter, forklarer John Hauge Petersen.

At udviklingen går den vej, er ikke mindst kravet om mobilitet – et krav der kommer fra både virksomheder og ansatte.

- Mobilitet skal komme først på alle enheder og i alle browsere. Der må ingen begrænsninger være. Det er essentielt, at alle skal have muligheder for mobilitet og for samarbejdsmuligheder online, ellers binder man arbejdsstyrken, og det er ikke produktivt, slutter John Hauge Petersen.