MT Højgaard sparer penge og har fået mere mobilitet med ny IT

I forbindelse med MT Højgaards turnaround har IT-direktøren lavet en vision for, hvordan IT kan bidrage til at optimere forretningsprocesser ved at give medarbejderne nem adgang til systemer samt gøre dem mobile

Byggebranchen har traditionelt brugt relativt færre penge på IT end andre brancher, men i MT Højgaard har man valgt at gå imod strømmen og tage en visionær tilgang til IT. De vil bruge IT som et af midlerne til at optimere alle forretningsgange fra tilbud over projektering og produktion til aflevering og ibrugtagning. Og dermed mindske spild og nedbringe omkostninger.

MT Højgaard har valgt en cloud - og mobil-strategi, hvor første skridt på rejsen har været at udskifte den eksisterende Lotus Notes platform med Office 365 til alle medarbejdere. Det har givet store besparelser på IT-budgettet og gjort medarbejderne fleksible og mobile.

I februar 2012 tiltrådte Kerny Ustrup som IT-direktør i MT Højgaard.
-MT Højgaard havde et klassisk Lotus Notes miljø sammen med et spraglet applikationslandskab og en del egenudviklede ting. I dag går udviklingen mod mere og mere commodity med højere grad af services og mobilitet, hvilket er nødvendigt for at forbedre økonomien i entreprenørbranchen, fortæller Kerny Ustrup og fortsætter:

- De fleste befinder sig på byggepladser eller ude i verden, så vi indfører ikke noget nyt, som ikke kan tilgås på mobile devices. Vi satser derfor på 6-8 standardplatforme.

Valget af Office 365 blev truffet i januar 2013 efter en grundig analyse, og løsningen giver besparelser på it-budgettet, hvormed den økonomiske investering er tjent ind inden for 1 ½ år, mens de ’bløde’ fordele giver positive resultater allerede fra starten.

Til CRM anvender man salesforforce.com.

Forbavsende smertefrit

I dag er 2000 faste medarbejdere i koncernen brugere af Office 365 i både MT Højgaard og datterselskaber, således at alle medarbejdere og partnere benytter samme platform. Med Office 365, Lync og SharePoint får medarbejderne glæde af en fælles platform for mail, kalender og kommunikation. MT Højgaard har netop lanceret intranet baseret på standard SharePoint.

Inden man kunne foretage skiftet til Office 365, gik der mere end et års planlægning. Den organisatoriske planlægning var temmelig omfattende. Der blev etableret en kommunikationsplatform, som blandt andet bestod i fællesmøder om den nye platform og ”kom godt i gang” web-sider, hvor man kunne gå ind og øve sig

-Vi lavede blandt andet nogle små videoer på 3 minutter, som for mange er lettere at gå til end at læse 10 sider. Mange vil gerne have det visuelt, mens en skriftlig guide nemt havner i tasken til senere læsning, forklarer Morten Lykke Jensen, Enterprise Architecture Manager hos MT Højgaard.
Stort set alle medarbejderne nåede at kigge på videoerne inden skiftet.

-Selve skiftet af 2000 brugere til Office 365 gik forbavsende smertefrit, forklarer Kerny Ustrup, som også fortæller, at selve skiftet skete i løbet af en måned. I en periode var mail fra det gamle system stadig tilgængelige.

Den største gevinst ved platformsskiftet har været forbedringen af mobiliteten samt muligheden for at kunne skalere op og ned uden at skulle gennem tidskrævende og omkostningstunge processer, da løsningen er abonnementsbaseret og dermed er nem at skalere til flere eller færre brugere. Og netop muligheden for at kunne skalere op og ned er vigtig i byggebranchen, hvor forretningen skal være agil i forhold til at skrue op og ned for ressourcer alt afhængig af, om der i en pågældende periode er mange projekter.

Højere grad af mobilitet

For to år siden var der ganske få iPads i firmaet. I dag er der mere 800 iPads i brug. Mangetager i dag en iPad med i stedet for en laptop. De kan bruges til at tage fotos på en byggeplads og udfylde fejl og mangelskemaer og checke tegninger, og koncernen er på vej med mobile løsninger til back office applikationer, så hvis man har 5 minutter, kan man nå at godkende et udgiftsbilag. Samtidig er batteritiden på 10 timer, så man kan også arbejde eller se en film på en flyvetur.

MT Højgaard tillader også medarbejderne at medbringe deres egne mobile devices (BYOD): -Vi tillader BYOD, da vi ikke kan skelne mellem en iPhone købt af firmaet eller købt i Fona. Vi vil hellere indrette systemerne, så vi giver tilladelserne frem for at tro, man kan bestemme, hvad folk gør, siger Morten Lykke Jensen.

Nogle brugere foretrækker Android frem for Apple iOS, men iOS fylder mest, da 80 procent bruger iOS enheder til mail og kalender. Resten er et miks af Android og Windows Phone. Der er enkelte gamle Nokia tilbage, men de bliver skiftet ud, når folk vil bruge dem til mail og kalender.

Informationsdeling

MT Højgaard havde brug for en samarbejdsløsning til de ansatte, som er spredt på mange steder. Koncernen implementerede derfor Box for at forenkle adgangen på mobile enheder og muliggøre informationsdeling mellem kollegerne og med eksterne samarbejdspartnere. Enkelhed, integration og tilslutningsmuligheder var de vigtigste faktorer i MT Højgaards beslutning om at implementere Box.

-Box løser problemet med at dele oplysninger med vores eksterne parter og gøre vores filer og projekter tilgængelige på enhver medarbejderenhed, siger Morten Lykke Jensen og fortsætter:

-Det har virkeligt øget samarbejdet i hele vores virksomhed. Vi er meget imponerede over, hvor nemt det var for vores medarbejdere at begynde at bruge Box, samtidig med at den overordnede kontrol forbliver hos IT-teamet.

Med Box kan man næsten lave det samme som med SharePoint, men man kan ikke risikere ved at trykke på en knap, at alle pludselig kan se nogle dokumenter. Derfor kan eksterne entreprenører trygt lægge tilbud op, som ikke kan ses af andre entreprenører.

-Hjemmefra er folk vant til at dele billeder i skyen, men det går ikke i et byggeprojekt, hvor alting skal være registreret og kan tilgås fem år efter. Vi vil derfor ikke have, at folk deler filer i usikre platforme som Dropbox og Gmail. Vi vil derfor gerne styre over i noget, der over tid bliver best practice, men det er en organisatorisk ændring, som tager tid.

Aldrig færdige

-Vi bliver aldrig færdige. I øjeblikket er vi ved at lave en it-strategi frem til 2017 i et datterselskab. Vi arbejder hen imod en større grad af mobilitet, hvor hver enkelt kan lave en værktøjskasse med de apps, man har brug for til at løse sine arbejdsopgaver, slutter Kerny Ustrup.

De sidste måneder har man udskiftet 2000 pc’er, som dækker 99 procent af medarbejdernes behov. Kun tunge brugere af 3D CAD har brug for kraftige arbejdsstationer. Standardiseringen er en stor fordel både indkøbsmæssigt og supportmæssigt. Udskiftningen skete efter samme erfaringsgrundlag, som man brugte på skiftet til Office 365, hvor man brugte et år på planlægningen.
På grund af den voksende mobilitet regner Kerny Ustrup dog med, at det er sidste gang, man laver så stor en udskiftning af pc’er – fremtiden vil bringe en mangfoldighed af platforme, folk bruger i deres arbejde fremfor blot en traditionel pc.

17/10 2014