Digital teknologi giver nye spændende måder at arbejde på

For første gang skal fire forskellige generationer arbejde sammen, og det giver udfordringer til det digitale kontor, der pludselig skal håndtere de mange forskellige krav

Af Lars Bennetzen

Når Baby Boomers, Generation X, Millenials og Generation Z pludselig ender på en og samme arbejdsplads, så bliver der stillet helt nye krav til såvel arbejdsgiver som ansatte. For det er nemlig meget forskellige krav, de fire generationer stiller, og ikke mindst så er Generation Z markant anderledes end de tre øvrige – det er nemlig den første generation, der er vokset op som en ægte digital generation.

- Derfor er det nødvendigt at indrette arbejdspladsen, så der er plads til alle fire generationer, og det var netop det, vi gjorde her hos Ricoh, da vi indrettede vores helt nye kontor, fortæller Søren Krogh-Nielsen, Country Manager hos Ricoh Danmark.

Netop de digitale muligheder, og udfordringer som udviklingen har givet, er meget på dagsordenen hos Ricoh, hvor de arbejder med nye måder at arbejde på, som hos Ricoh bliver kaldt for New Ways of Working.

Den digitale generation

For at afdække muligheder og udfordringer har Ricoh gennemført en stor undersøgelse omkring de fire generationer, der fremover vil være at finde på arbejdspladserne.

De fire generationer kender vi som: Baby Boomers, Generation X, Millenials og Generation Z, og undersøgelsen viser blandt andet, at der generelt er store forventninger til spredningen af arbejdsstyrken.

Hele 88 % mener således, at det at have medarbejdere fra alle fire generationer er en fordel for virksomheden. Desværre er virksomhederne endnu ikke helt klar til at modtage denne diverse arbejdsstyrke. Ricohs undersøgelse viser, at det kun er 54 %, der mener, at deres arbejdsplads tilpasser arbejdsgangen, så den passer til alle generationer.

- Her er virksomhederne nødt til at ændre deres interne arbejdsgange, for specielt Generation Z har meget høje forventninger til, hvad de må og kan på arbejdspladsen, og de er en meget vigtig ressource, siger Søren Krogh-Nielsen.

Han fortæller videre, at Baby Boomers, Generation X og Millennials er meget konservative, de bryder sig ikke om at ændre sig eller arbejdspladsen.

- Men Generation Z ved, at hvad der er hot i dag, ikke er hot i morgen, de er lynhurtige til at ændre sig og til at tage ny teknologi og arbejdsmåder til sig, siger Søren Krogh-Nielsen.

En af de ting, der adskiller Generation Z fra alle tidligere generationer, er, at de ikke betragter deres skrivebord som deres (eneste) arbejdsplads. De arbejder, hvor det passer dem, hvor de er, og hvor de nu måtte være.

- På et besøg på et universitet så jeg blandt andet studerende, der sad henslængte i en sofa og arbejdede på en opgave. Det var hyggeligt for dem, og det virkede. Den opførsel vil de tage med sig på arbejdspladsen, og hos Ricoh tror vi på, at vi skal give rum til alle, fortæller Søren Krogh-Nielsen.

Forskelle og krav

Undersøgelsen fra Ricoh viser også, at 65 % mener, at der er en stor forskel på, hvordan folk fra forskellige generationer arbejder, og blandt Generation Z er der ikke mindre end 73 %, der mener, at deres fremtidige arbejdsgivere vil og skal tage hensyn til deres krav og ønsker.

Her er det kun 48 % af alle andre generationer, der mener, at det skal finde sted, og det viser den store forskel på Generation Z og alle andre.

- Den digitale generation har nogle krav til arbejdspladsen, og de er ikke blege for at sige nej til et job, hvis de ikke kan få opfyldt dem. Undersøgelser viser nemlig, at Generation Z kommer til at skifte job ikke mindre end 17 gange i løbet af deres karriere, så der er ikke ret mange af dem, der tænker i lange karrierer hos et bestemt firma, siger Søren Krogh-Nielsen.

Men at de er både vigtige og kompetente medarbejdere, er Søren Krogh-Nielsen slet ikke i tvivl om. Han fortæller, at hvor det oprindeligt var en ud af fire, der havde en uddannelse, så er det hver anden blandt Generation Z, der har taget en videregående uddannelse.

Samtidig betyder deres digitale opvækst også, at de bruger teknologien langt mere end alle andre. Generation Z bruger i gennemsnit teknologi i 10 timer og 20 minutter i døgnet.

En af de ting, som gør en forskel på generationerne, er, hvordan de foretrækker at kommunikere, en ting som Søren Krogh-Nielsen godt kan se kan give anledning til konflikter på arbejdspladsen.

- Der er rimelig stor enighed om, at et job eller en opgave starter ved direkte kommunikation, om det er større møder eller bare, hvor to snakker sammen, er ikke vigtigt. Men alle ved godt, at for at en opgave kan startes ordentligt, så er det vigtigt at mødes fysisk og snakke om den, siger Søren Krogh-Nielsen og fortsætter:

- Men det er så også her, hvor forskellen pludselig dukker op. For Generation Z har intet problem i at afslutte en opgave over en chat eller messenger-session. Det vil være ganske naturligt for dem. Men Baby Boomers ville aldrig synes om den løsningsmodel. Tværtimod – de ville til hver en tid foretrække at afslutte opgaven ansigt til ansigt.

Ikke kun for de ansatte

At indrette arbejdspladsen, så der er plads til alle fire generationer, er ikke kun en fordel for Generation Z. Gjort ordentligt så er Søren Krogh-Nielsen slet ikke i tvivl om, at det er en stor fordel for alle, også for de andre og mere konservative ansatte.

- Her handler det om kommunikation. Du skal være ude i god tid og forberede dine medarbejdere, fortælle dem om hvad der skal ske og hvorfor. Der vil altid være nogen, der er imod, men dem vil du alligevel ikke kunne stille tilpas. Da vi skulle flytte hovedkontor, var vi faktisk ude meget tidligt og informere vores medarbejdere, og det virkede. Langt hovedparten var positive, da vi så endelig flyttede, siger Søren Krogh-Nielsen og advarer:

- Men du skal være klar over, at så stor en ændring i din virksomhed godt kan koste medarbejdere.

Fordelene kommer på flere forskellige former. Dels vil virksomheden opleve store besparelser, fordi lokaler kan udnyttes bedre. De traditionelle kontorer brydes ned, og nye opstår.

Der kommer også en langt større fleksibilitet på arbejdspladsen, det bliver lettere at flytte rundt og booke lokaler.

- Endelig bliver kommunikationen bedre mellem afdelingerne og ledelsen – kommunikationsvejen bliver kortsluttet, og derved bliver det hurtigere at tage beslutninger, og den agilitet er det yderst vigtigt, virksomheder har i dag, slutter Søren Krogh-Nielsen.

Det digitale kontor hos Ricoh

Da Ricoh fik nyt hovedsæde i Danmark, blev det gennemtænkt fra bunden af.

• Der er ikke længere nogen, der har faste pladser hos Ricoh Danmark, alle tjekker ind om morgenen og finder en plads at sidde på, og det er ikke velset at vælge samme plads hver dag.
• Mødelokaler bookes let gennem kalendersystemet, men hvis de ikke bliver brugt, bliver de, efter en venteperiode, afmeldt og kan så bruges af alle.
• Minimal med udskrifter. Der eksisterer næsten ikke papir længere hos Ricoh, det meste ligger som elektroniske dokumenter, og derfor er der kun to til tre affaldsspande hos Ricoh.
• Private lokaler. Hvis en medarbejder har brug for ro, er der en række små lokaler, det altid er muligt at gå ind i og få fred. Disse lokaler kan ikke bookes via kalendersystem men kun ved, at man går ned til dem.

10/5 2016