Ministerium flytter op i skyen

For at sikre en stabil drift har Social- og Integrationsministeriet valgt at lægge al mailkorrespondance op i skyen

Af Per Danielsen

Det store skybrud, der ramte København i sommeren 2011, er en medvirkende årsag til, at Social- og Integrationsministeriet har flyttet deres e-mail op i skyen. Datacenteret i Holmens Kanal tæt på Christiansborg har været udsat for flere strømafbrydelser, både i forbindelse med byggeri, men også eksempelvis i månederne efter skybruddet, hvor der flere gange opstod fejl i elforsyningen i den indre by.

Social- og Integrationsministeriet blev dannet efter folketingsvalget i 2011 ved en sammenlægning at forskellige departementer og styrelser. Derfor driver ministeriet også 3 datacentre placeret på forskellige adresser.

I februar 2012 blev Annie Stahel ansat som koncern it-chef, hvis første opgave var at lave en strategiplan omfattende alle institutioner under ministeriet. Den første strategiplan rækker kun 1-2 år, men på sigt er det meningen at lave strategiplaner, der rækker 3 til 5 år frem i tiden.

- Vi vil gerne drømme alt muligt, men det er nødvendigt med en stabil drift og tilgængelighed, fortalte Annie Stahel på et pressemøde i forbindelse med den danske lancering af den nye udgave af Office 365 til virksomheder og det offentlige.

Første skridt blev en udskiftning af ministeriets egen mailserver med skyen. Ministeriet fik grønt lys af Datatilsynet til at anvende Microsoft Office 365 som mailserver. Microsoft har en safe harbor-aftale, når man benytter EU's standardkontrakter, så Annie Stahel er sikker på, at data ikke forlader Europa.

Inden man lavede en endelig aftale med Microsoft, besøgte ministeriet Microsofts datacenter i Dublin, som er spejlet med et tilsvarende datacenter i Amsterdam. En af de ting, der overbeviste ministeriet, var, at datacentrene får strøm fra tre forskellige energileverandører.

- Office 365 overgår, hvad vi selv kan lave inden for de økonomiske rammer, siger Annie Stahel om aftalen med Microsoft.

I første omgang har man ikke installeret pakkedelen, men kun mail. Det betyder til gengæld, at medarbejderne i det nye sammenlagte ministerium nu for første gang kan slå hinanden op

IT-afdelingen behøver heller ikke mere at spørge om lov til at lukke en server ned, når man skal lave opdateringer, da Microsoft gør det, uden at brugerne mærker det.

Meget papirtunge

Mobile enheder er en ny arbejdsform i ministeriet, der er meget papirtungt. Sager går fra den enkelte medarbejder videre til en chef, som sender det videre i systemet, hvor det eventuelt ender hos ministeren.

Især chefgruppen har taget iPad til sig. Da det er meget personfølsomme sager, man behandler, tillader ministeriet ikke, at man bruger egne enheder, BYOD (Bring Your Own Device).

I stedet har man valgt en ”Please Use Our Device” strategi, hvor medarbejderne får stillet en smartphone, tablet eller laptop til rådighed, som er sikret, så ingen andre kan få adgang til data, hvis den tabes eller stjæles. Medarbejderne har mulighed for at bruge deres arbejdsredskab til privat brug op til et bestemt antal minutter.

I tilfælde af en mistet enhed kan it-support hurtigt wipe data ned til en ny enhed. Til gengæld kan man ikke downloade mail til private enheder.

Office 365 tordner frem

Office 365 blev lanceret i midten af 2011 og er en af de hurtigst voksende løsninger i Microsofts historie. -Efter blot 18 måneder har en ud af fem Microsoft Enterprise kunder investeret i Office 365.

Antallet af små og mellemstore virksomheder, som benytter Office 365, er på verdensplan vokset med 150 pct. inden for de seneste 12 måneder. Og i Danmark er disse tal endnu højere, fortæller Aaren Ekelund, produktchef for Office 365 i Microsoft Danmark.

I Danmark har ca. 300.000 brugere og knap 5.000 kunder efter lanceringen valgt Microsofts produktivitetsplatform i skyen, og 12 procent af alle Office brugere i små og mellemstore virksomheder anvender nu Office 365. Der er udsendt så mange opdateringer, så det svarer til en ny opdatering hver uge.

Nu kan danske virksomheder og offentlige instanser hente den nye version af Office 365, som bl.a. byder på nye sociale funktioner, Lync-Skype integration fra juni samt adgang på fem enheder pr. bruger.

15 minutter ekstra

En af de danske virksomheder, som har taget Office 365 til sig, er medicinalvirksomheden Lundbeck. It-afdelingen vil med Office 365 ændre sig fra at fokusere på det tekniske til i højere grad at skabe værdi for organisationen ved at fokusere på forretningens behov.

Lundbeck vil med Office 365 erstatte nogle af de traditionelle IT discipliner med ressourcer, som f.eks. at lære organisationen at bruge mail på en mere produktiv måde.

-Tidligere brugte vi mange penge og ressourcer på traditionelle it-opgaver. Nu har vi fået frigjort ressourcer til blandt andet at hjælpe de ansatte med at holde online møder i Lync og blive bedre til at håndtere e-mail. Vi skal lære vores forretning at bruge nye it produkter rigtigt og på den måde få mest ud af vores investering. Vi har forpligtet os til at hjælpe hver ansat i Lundbeck til 15 minutters ekstra produktivitet dagligt. Blandt andet ved at lære dem at blive bedre til at bruge Office 365 og Lync, siger Divisional Director i Lundbeck Claus Thomsen.

-Folk arbejder på den samme måde som for 10 år siden, og i mange tilfælde er der 90 procent chance for at blive mødt af en telefonsvarer, når man ringer. De unge er nemme at flytte over på nye teknologier, men en stor gruppe er sværere at flytte, men her har det hjulpet at lave en-dags kurser i ”work smarter”, fortsætter Claus Thomsen, som ikke ser nogen problemer med at nå 15 minutter hver dag for koncernens 6.000 ansatte i 60 lande, men det kan ikke lade sig gøre med gammel teknik.

Dansk Røde Kors og Internationalt Røde Kors bruger også Office 365 som standard kommunikations-platform. Ed Happ, som er global it-chef, peger blandt andet på successen med Office 365 i Danmark som bevæggrund for globalt at gå i skyen med Office 365

Social- og Integrationsministeriet

Ministeriet blev dannet efter folketingsvalget i 2011,og i ministeriets departement er der ca. 300 ansatte. Ministeriet ligger på Holmens Kanal over for Holmens Kirke - tæt ved Christiansborg samt en række andre ministerier. Social-og Integrationsministeriets koncern består af departementet, samt Ankestyrelsen, Socialstyrelsen, Pensionsstyrelsen og SFI - Det Nationale Forskningscenter for Velfærd.

Tre versioner

Office 365 til virksomheder finder i tre nye versioner:

• ·         Office 365 Small Business Premium er designet til mindre virksomheder med én til 10 medarbejdere. I tillæg til de velkendte Office programmer indeholder denne version også delt kalender, firma-e-mail, værktøjer til hjemmesider og HD videokonference.
• ·         Office 365 Midsize Business er tiltænkt mellemstore virksomheder og organisationer med 10-250 medarbejdere. Versionen giver blandt andet mulighed for at opbygge website, arbejde i teams, lettere adgang til de vigtigste e-mail og en ny webbaseret portal til administration og styring af sikkerhedsindstillinger i Office 365.
• ·         Office 365 Enterprise (Plan E3) inkluderer den nyeste og mest komplette produktivitetsplatform i skyen med fuld funktionalitet i SharePoint, Exchange og Lync. Derudover følger Office Pro Plus, der indeholder: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, InfoPath, Access og Lync, som frit installeres på op til fem enheder, inklusive Windows tablets, pc’er og Macs.

2/4 2013