Dårlige projektværktøjer bremser digitalisering i kommunerne
Digitaliseringsekspert Henning Seiding opfordrer landets kommuner til at udnytte projektmulighederne i skyen, som gør det langt nemmere at samarbejde med eksterne aktører og kan give massive besparelser.
Del artiklen påI landets kommuner pukler man lige nu med at digitalisere processer og arbejdsgange. Det sker som led i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, der løber frem til 2015, og som skal gøre kommunerne mere effektive og fleksible.
Alligevel arbejder mange kommuner med forældede og ineffektive projektværktøjer. Det forklarer Henning Seiding, der er en af pionererne inden for digitalisering af den offentlige sektor, i et nyt whitepaper: ”Få succes med digitalisering af den offentlige sektor”.
Henning Seiding har 30 års erfaring som budgetchef, socialdirektør og kommunaldirektør i forskellige kommuner og har i mange år arbejdet konkret med it- og digitaliseringsprojekter – senest som direktør for Welfare Tech Region i Odense. Han har fortsat sin gang i de danske kommuner som cloud computing-ambassadør i konsulentvirksomheden Public Intelligence ApS. Han påpeger, at kommunerne generelt har et stort stykke arbejde foran sig.
- Nogle kommuner er langt fremme på området, men mange kommuner halter desværre efter og bruger forkerte værktøjer i det omfattende digitaliseringsarbejde. Det er ærgerligt, fordi de rette værktøjer kan give udviklings- og forandringsprocessen et boost og dermed spare de danske kommuner oceaner af administrative ressourcer i det daglige arbejde, siger Henning Seiding.
Værn om den innovative glædesrus
De tekniske systemer i den krævende offentlige digitalisering af bl.a. projektarbejde består ofte af simple databaser, regneark og tekstbehandlingsprogrammer. De er nyttige til mange ting, men ifølge Henning Seiding er de ikke hensigtsmæssige som projektplatforme, der skal anvendes i samspil med kommunens decentrale institutioner, private virksomheder og andre eksterne partnere.
- Centralt placerede projektdokumenter og -filer kan fx være svære at overdrage, hvis en administrativ medarbejder forlader jobbet, fordi meget information ligger som tavs viden. Derudover spildes der rigtig meget tid ved at sende vedhæftede filer såsom mødereferater frem og tilbage til hinanden. Der opstår nemt tvivl om, hvilken version der gælder, ligesom projektlederen ofte bruger unødigt meget tid på fx mødeplanlægning, siger Henning Seiding.
Komplicerede systemer kan give projekt-forstoppelse
Han forklarer, at løsningen heller ikke er bare at fare ud og investere i store og komplekse systemer.
- Der findes mange gode værktøjer til at håndtere kæmpestore projekter, men specielt med de projekter, der ofte hersker i de danske kommuner i forhold til både type og størrelse, skal man passe på, at man ikke ødelægger folks kreativitet og innovative glædesrus ved at presse voldsomme systemer og komplekse værktøjer igennem, som er besværlige at arbejde med i det daglige. Det kan give projektforstoppelse hos medarbejderne og mindske effektiviteten betydeligt, siger Henning Seiding.
Bedre samspil med den private sektor
Løsningen er ifølge Henning Seiding at etablere digitaliserings-projekterne i skyen. Ikke mindst når det handler om projekter, der går på tværs af sektorer, fagområder og myndigheder.
I kommunerne fokuseres der mere og mere på OPI – Offentlig Privat Innovation – og det stiller nye krav til projektværktøjerne. Kommunerne kan nemlig ikke bare give private virksomheder adgang til de centrale kommunale IT-systemer pga. kravet om beskyttelse af personlige oplysninger.
- Moderne projekt- og samarbejdsværktøjer som fx Projectplace har den store styrke og fordel, at de virker på tværs af firewalls og rigide kommunale driftssystemer uden at gå på kompromis med datasikkerheden. Projektdeltagerne kan tilgå projektet på alle tidspunkter i døgnet og fra alle decentrale enheder – herunder telefoner og tablets – og projektlederen kan hurtigt og nemt føje nye personer til et projekt og fjerne personer, som ikke længere er relevante. Skyen giver fleksibilitet og overblik, som er afgørende for kommunernes store udviklings- og innovationsprojekter, fortæller Henning Seiding.
Det nye whitepaper ”Få succes med digitalisering af den offentlige sektor” med Henning Seiding som forfatter er udgivet af Projectplace, der er en af Europas førende udbydere af cloud-baserede projektværktøjer. I dokumentet giver Henning Seiding en række råd til det digitaliserede projektarbejde i kommuner og andre store organisationer.
Hent ”Få succes med digitalisering af den offentlige sektor” her.