Det intelligente whiteboard
Til fremtidens møder vil dit whiteboard både tage referat og huske hvem, der har påtaget sig hvilke opgaver
Del artiklen påAf Lars Bennetzen
Whiteboardet er efterhånden standardudstyr ved langt de fleste møder i dag – lige fra de små møder med ganske få deltagere til møder, hvor mødelokalet er fyldt. Det har så også betydet, at mange virksomheder har videreudviklet whiteboardet for at gøre det til et mere effektivt mødeværktøj.
- Her hos Ricoh har vi længe udviklet whiteboards, der er mere end bare en stor hvid tavle, som man kan skrive på og så viske indholdet ud igen, fortæller Søren Krogh-Nielsen, administrerende direktør hos Ricoh Danmark.
Derfor ser vi i dag whiteboards, der kan forvandle det, du skriver på, til filer, som kan deles via f.eks. mail eller som filer, der gemmes på netværket. Der findes whiteboards med integreret videomødefunktioner, og de findes i både små og store versioner.
- Men de traditionelle whiteboards er og bliver ’dumme’. De assisterer ikke i møder, det er stadig op til mødedeltagerne at sikre deling af information, at finde information og ikke mindst tage aktion på de punkter, der bliver besluttet i møderne, siger Søren Krogh-Nielsen til IT-Reload.
Whiteboardet overtaget mødet
En af kongstankerne hos Ricoh er at udvikle intelligente mødelokaler, og fordi whiteboardet er en integreret del af mødelokaler i dag, så har de arbejdet sammen med IBM om at udvikle et intelligent whiteboard, der har fået navnet Rita, som skal løse mange af de opgaver, som det ellers påhviler mødelederen at klare.
- IBM har udviklet Watson, som er den bedste kognitive platform, der findes. Den teknologi har vi indarbejdet i vores nye whiteboard for at skabe det intelligente whiteboards, der kan udføre mange af de opgaver, som mødelederen normalt ville stå for, fortæller Søren Krogh-Nielsen.
De mange trivielle opgaver, der skal udføres af en eller flere mødedeltagere, betyder ofte, at ting bliver glemt. Det kan være, hvem der skal tage aktion på bestemte emner, udarbejdelse af referater eller at finde informationer i løbet af mødet.
- Det er derfor, så mange møder går galt, eller ikke er effektive nok. Møder kører i ring, ting bliver gentaget møde efter møde, og folk glemmer at tage aktion, fordi det ikke bliver noteret rigtigt, siger Søren Krogh-Nielsen.
Han fortæller, at Rita kan klare mange af de opgaver i dag, og at det løbende vil blive mere intelligent og i stand til at løfte endnu flere opgaver.
Watson er en enorm kognitiv computer, der blandt andet bliver brugt i kræftforskning. Søren Krogh-Nielsen fortæller, at den blandt andet gennemlæser 7-8000 artikler pr. dag om kræftforskning for at lære mere om diagnosticering og behandling af kræftpatienter.
- Det er de kræfter, som vi hos Ricoh nu kan bruge til at styre møder med i Rita, og allerede nu kan Rita hjælpe til ved møder på rigtig mange måder, siger Søren Krogh-Nielsen.
F.eks. kan Rita i dag styres direkte af stemme-kommandoer herunder hvilket indhold, der skal vises på skærmen. Rita kan oversætte mødet til andre sprog og vise oversættelsen på skærmen eller i mødeudskriften.
Rita kan logge, hvem der deltager i mødet, holde øje med agendaen for mødet og sikre, at alle emner bliver gennemgået. Når Rita kender mødedeltagerne, kan den også sikre, at der bliver noteret, hvem der skal gøre hvad efter mødet og indføre påmindelser i deres kalender. Hvis der er
sidediskussioner på mødet, så kan Rita også holde øje med de dialoger og notere indhold på skærmen.
- Rita tager naturligvis alle noter under mødet, og så er du sikker på, at referatet bliver udfærdiget og distribueret til alle mødedeltagere. Senere regner vi også med, at Rita kan påpege, hvis et emne har været diskuteret før og notere, hvem der er med i mødet, bare ved at du sætter dig ind i mødelokalet, fortæller Søren Krogh-Nielsen.
Afhængig af teknologi
Det intelligente whiteboard vil fremover blive en stor støtte i møder, og Søren Krogh-Nielsen mener, at det kun er fantasien, der sætter grænsen for, hvad et whiteboard vil kunne hjælpe med i fremtiden.
- Det betyder, at whiteboardet vil kunne understøtte beslutninger og frigive ressourcer. Derved vil medarbejdere kunne bruge deres energi bedre og virksomheden få mere produktive medarbejdere, mener Søren Krogh-Nielsen.
Den teknologiske udvikling betyder, at vi får stadig flere avancerede værktøjer stillet til rådighed, som vil kunne overtage de trivielle opgaver for folk.
- Der vil klart være folk, der bliver nervøse, men det er vigtigt at huske, at selvom vi kalder det for Kunstig Intelligens (AI, red.), så er det stadig kun en række avancerede algoritmer og rutiner, der laver meget hurtige og komplicerede beregninger, påpeger Søren Krogh-Nielsen.
Allerede i dag bruger vi systemer som Siri og Ok Google på vores smartphones, og Søren Krogn-Nielsen mener, at selvom det er ret simple systemer i forhold til Rita, så er det stadig et skridt i retningen mod systemer, der kan overtage opgaver, vi ikke selv gider.
- Vi er allerede afhængige af teknologier, og det er ikke en dårlig ting. Kunstig Intelligens og Robotter hjælper os med at sætte ressourcer fri, siger Søren Krogh-Nielsen.
Han slutter af med at fortælle, at værktøjer som Rita skal betragtes som den selvkørende bil i mødelokalet. Færre uheld eller fejl vil finde sted, og vi kan koncentrere os om de vigtige opgaver.