Det papirløse kontor – myte eller nær fremtid?
Ideen om det papirløse kontor har eksisteret i næsten 40 år, men alligevel har man i samme periode oplevet en stigning af print. Hvorfor når vi ikke de papirløse mål, som blev foreslået for flere årtier siden?
Del artiklen påUndersøgelser, af hvorfor folk vælger at printe, kan hjælpe med at finde frem til de barrierer, som forhindrer kontorpersonalet i kun at benytte sig af digitale processer. Er det muligt at reducere mængden af print ved at overvinde barriererne – helt eller delvist? Eller er barriererne uovervindelige?
En ting er sikker, barriererne eksisterer, og det på trods af, at papir kun har få egenskaber, der er svære at genskabe digitalt. Alt det, som vi foretrækker ved papir, kan genskabes digitalt – hvis vi altså har viljen til at udnytte nye løsninger.
Mobil- og cloud-teknologier skaber mulighed for at ændre vores adfærd i retning af en mere digital dagligdag. Alligevel bliver vi ved med at printe og kopiere på nutidens arbejdspladser. Hvorfor kan vi ikke slippe de papirbaserede processer?
Hvorfor printer vi stadig?
Uanset om det skyldes nødvendighed, præference eller en kombination af begge dele, så er der fem grunde til, at man stadig printer:
1. Læse
Indtil for nylig var der god grund til, at man foretrak at læse dokumenter på papir fremfor på en skærm; bevægeligheden, læsbarheden og muligheden for at skrive kommentarer. Tablets har dog ændret dette. Vi er nødt til at udnytte enhedens udbredelse og gøre dokumenter tilgængelige omgående og samtidig mere intuitive.
Forestil dig en verden hvor ”læs”-knappen, ligesom ”print”-knappen i dag, er alle steder. Forestil dig, at hvis du trykker på denne knap, vil det pågældende dokument omgående blive tilgængeligt på alle dine enheder og i din foretrukne læse-app.
2. Tage noter
I den ideelle verden, hvor det er muligt at notere direkte på skærmen, vil der så stadig være en tendens til at tage noter på papir? Nogle få vil sandsynligvis stadig benytte sig af papir til sine notater, men kun i meget specielle situationer.
Digitale noter vil blive normen, når digitale skriveteknikker bliver lige så almindelige som traditionelle skriveteknikker - i og med at de ikke forstyrrer læsningen.
3. Underskrive
Selv i en sektor som bankvæsenet, der har et højt niveau af elektroniske transaktioner, er underskrivning stadig i høj grad baseret på papir. Mere end 70 procent af de adspurgte siger, at de stadig bruger papir til underskrivning af lån eller opsparinger/investeringer.
Elektronisk signatur vil først rodfæstes, når organisationer fuldstædig digitaliserer alle de forretningsprocesser, der involverer underskrivning og autorisation og gør e-underskrivningsprocessen enkel for brugerne.
4. Dele
Digital har længe været den foretrukne metode, når man skulle dele dokumenter. Men netop fordi digital deling er så almindeligt, kan de fysiske fordele ved en printet side gøre, at indholdet virkelig står frem.
5. Gemme
Teknologien, som hjælper os med at gemme dokumenter digitalt, udvikler sig utrolig hurtigt. Vi ser allerede scannere med intelligent tegngenkendelse og elektroniske systemer til indeksering og metadata til efterfølgende at søge og hente dokumenter.
Digital afbrydelse
Det er ved at stå klart på alle arbejdspladser, at forbruget af informationsteknologier – inklusiv den voldsomme stigning i brugen af smartphones og tablets og den verden af apps og cloud-baserede services – har introduceret nye muligheder og adfærdsmønstre til vores liv.
Det er stadig tidligt for disse teknologier. Først i slutningen af 2011 blev der sendt flere smartphones end pc’er ud på markedet. Den moderne tablet, som må anses for den teknologi, der bedst erstatter papir, eksisterede knap nok før lanceringen af iPad i 2010, så markedet er stadig meget ungt.
Man er først lige begyndt at kunne mærke alle ændringer. Antallet af folk, der bruger flere enheder og forlanger et højt niveau af it-funktionalitet, når de er væk fra en forbundet arbejdsstation, vil blive større med tiden.
IDC forudsiger, at 37 procent af verdens samlede salgspersonale vil være mobile i 2015, og Gartner forudsiger, at 90 procent af verdens organisationer vil, ved udgangen af 2014, supportere virksomhedsapplikationer på medarbejdernes enheder.