Esbjerg Kommune indvier digital afdeling

Reoler, ringbind, fastnet telefoner og stationære computere er udskiftet med mindre skriveborde, smartphones og tablets i Esbjerg Kommune

For fire måneder siden sagde 14 medarbejdere i Esbjerg Kommune definitivt farvel til papiret. Dermed er den digitale arbejdsplads er en realitet i kommunen.

I Kultur & Udvikling har de selv taget initiativet til at blive en digital afdeling. Pilotprojektet har nu kørt i fire måneder, og der bliver længere og længere imellem at medarbejderne har et stykke papir i hånden.

- Vi har travlt med at fortælle borgerne, at de skal kommunikere digitalt med os inden 2015. Men den udvikling starter med os selv – og hvorfor vente? spørger kultur- og udviklingschef Mads Stendorf og forklarer at man i kommunen selv har undersøgt, hvorvidt andre kommuner har gjort noget lignende, men har ikke fundet en tilsvarende model andre steder.

Han understreger, at det ikke kun drejer sig om at have udstyret i orden, om man arbejder digitalt handler i høj grad om, hvordan man bruger teknikken.

Derfor har afdelingen fået adgang til et mødelokale, hvor alt inventaret er på hjul og en ny kommunikationsplatform muliggør ikke bare videokonference, men også samtidig redigering af dokumenter mellem mødedeltagerne uanset deres fysiske placering.

- Det er en spændende proces at deltage i, siger udviklingskonsulent Poul Risom.

Den nye kommunikationsplatform giver også nye muligheder for at tilrettelægge sit arbejde – har man en hjemmearbejdsdag er der mulighed for at have videomøde med sine kolleger og platformen giver også mulighed for at flere kan læse og skrive i det samme dokument, hvilket giver mere rationelle arbejdsgange.

Poul Risom ser dog også nye udfordringer:

- De tekniske muligheder er på plads, men vi er nødt til at inspirere hinanden til at bruge og udvikle nye arbejdsgange og processer. Det er jo nemt at hænge fast i de gamle og kendte vaner.

Sideløbende med digitaliseringen har afdelingen sat fokus på motion og bevægelse.

- Eneste ulempe ved den digitale arbejdsplads er at det også er mere stillesiddende arbejde. Vi har listet nogle aktiviteter op som vi vil bringe i anvendelse, men har også indrettet kontoret sådan, at medarbejderne gerne må gå efter de ting som de bruger i hverdagen, siger Mads Stendorf.

De erfaringer som afdelingen nu gør sig i forhold til at være totalt digitale, vil blive delt med hele Esbjerg Kommune. En ting er sikkert, afdelingen går ikke tilbage til de gamle vaner – nu er der gået sport i at være så digital som muligt, men stadig kun, hvor det giver mening.

-hawin

8/2 2013