Projektledelse er et kaos i mange virksomheder

Ny rapport påpeger forældede arbejdsmetoder og it-værktøjer i danske og europæiske virksomheder

Lars Nygaard, der er country manager for Projectplace i Danmark, knytter følgende kommentar til undersøgelsen: “Når der er kaos i samarbejdet og projektstyringen, kan det være skadeligt for den enkelte virksomhed, ikke bare hvad angår tallene på bundlinjen, men også for virksomhedens omdømme. Forestil dig blot konsekvenserne, hvis følsomme kundedata kom den forkerte person i hænde på grund af ineffektiv arbejdspraksis.”

De gode nyheder for danske virksomheder er, at blot 36 % af de adspurgte danske projektledere har adgang til følsomme forretningsoplysninger – gennemsnitsværdien på tværs af lande i undersøgelsen er 64 % – men noget tyder på, at der er rig mulighed for forbedringer på andre punkter. Det er nemlig kun halvdelen, der har adgang til versionskontrol af dokumenter (45 %) og et overblik over, hvem der har læst, redigeret eller downloadet delte dokumenter (50 %). Jo mere tid, der bruges på detektivarbejde, desto mindre tid er der til at få projekterne sendt videre i systemet.

Det lyder selvindlysende, men når spildtiden kvantificeres, er resultatet alligevel foruroligende. Når der i gennemsnit spildes 2 timer og 48 minutter om ugen blandt danske projektledere, bliver det således til hele 20 tabte arbejdsdage på årsbasis.

Strenge deadlines gør, at den tabte produktivitet må indhentes på den korte bane. Følgelig er overarbejde en realitet for 2/3 af de adspurgte danske projektledere, og knap halvdelen svarede, at stress på arbejdet har konsekvenser for deres privatliv.

Alligevel slår det ikke altid til, og således overskrides deadlinen for ca. hvert 5. projekt.

Et behov for bedre værktøjer

Mangel på overblik er ikke den eneste tidsrøver – mere end ¼ af de danske projektledere støder jævnligt på kommunikationsvanskeligheder på grund af forvirring omkring valg og brug af projektværktøjer, og knap en tredjedel føler sig ofte stressede som en direkte følge af den store volumen af e-mails. Samtidig mener 3 ud af 4, at bedre projektstyringsværktøjer kunne medføre tidsbesparelser, mindre stress, færre forsinkelser og en stærkere arbejdsmoral. Alt for ofte falder talen dog for døve øren – således er det kun 52 % af de adspurgte i undersøgelsen, der mener, at virksomhedens it-afdeling støtter brugen af nye teknologier såsom cloud-baserede samarbejdsværktøjer.

Tallene overrasker ikke Yohan Abrahams, direktøren for Storbritanniens afdeling af Project Management Institute. ”Ineffektive forretningspraksisser kan resultere i dårlig produktivitet, hvilket Chaos Theory-undersøgelsen understreger. Det har en negativ indvirkning på bundlinjen, fordi der sker forsinkelser af de enkelte projekter.” Han fortsætter: “De nye udfordringer i komplekse arbejdsmiljøer fordrer nye teknologier – virksomhederne er nødt til at udstyre projektlederne med de rette værktøjer, så de kan få bugt med deres interne samarbejdsproblemer.”

Lars Nygaard er enig: “Virksomheder har alt at vinde ved at få styr på kaosset, og teknologi spiller en central rolle i den forbindelse. Ved at udforske nye metoder og værktøjer kan de tilvejebringe et mere intelligent og målrettet samarbejde.”

Læs hele rapporten fra Chaos Theory-undersøgelsen her....

Fakta om Chaos Theory

Chaos Theory-undersøgelsen blev udført i april og maj 2014 og omfattede 1240 projektledere fordelt på 6 lande og flere forskellige markeder.

Mindst 200 projektledere blev adspurgt i hvert af de 6 lande: Danmark, Sverige, Norge, Storbritannien, Tyskland og Holland.

Undersøgelsen blev bestilt af Projectplace og udført af Loudhouse, et uafhængigt researchbureau i London, i samarbejde med Cint, et firma med speciale i global onlinemarkedsresearch.

-mo

18/11 2014