Sådan får du størst udbytte af din ERP-investering

Mange virksomheder oplever, at de ikke får det fulde udbytte af deres dyre ERP-system. Ofte går it-systemet går fra at være en værdiskabende investering til et nødvendigt onde, men sådan behøver det ikke være

De fleste virksomheders ERP-systemer bliver på et tidspunkt mødt af udfordringer med dårlig performance og datakvalitet. Konsekvenserne kan være stærkt forretningskritiske med manglende ordrer eller forkerte leverancer, som de værste eksempler. Derfor er det afgørende at komme til bunds med problemet, før det forgrener sig og får negative følger for forretningen.

Men netop en tilbundsgående undersøgelse af et ERP-system med dårlig performance bliver tilsyneladende sjældent foretaget. En analyse af mere 100 Dynamics AX installationer, som den store danske teknologivirksomhed EG har foretaget, viser, at 9 ud af 10 ERP-systemer med problemer fejldiagnosticeres. Fejldiagnoserne leder til midlertidige løsninger, og virksomhederne risikerer at have brugt en masse ressourcer uden at løse det egentlige problem. Og så vender udfordringerne med træge systemer, tilsandede og upålidelige data og lange svartider langsomt tilbage.

- ERP-systemet er rygraden i mange virksomheder, og et system med dårlig performance og datakvalitet er som en diskusprolaps. Det får i værste fald forretningen til at falde sammen. Virksomheder har ikke råd til EPR-systemer, der ikke fungerer optimalt – det har vi set flere eksempler på. I værste fald går det ud over ordrestyring og -levering og sker det, mister man kundernes tillid, siger Allan Mik Bjørnsfort, analyseekspert i EG.

Analyseeksperten anbefaler, at man foretager en systematisk gennemgang af hele virksomhedens system, hvor man, udover at se nærmere på det tekniske setup og selve konfigurationen, undersøger, hvordan medarbejderne anvender systemet. Allan Mik Bjørnsfort har nemlig set flere virksomheder, hvor medarbejdere ikke udnytter fordelene i systemet, men i stedet begynder at omgå det med andre løsninger som at føre Excel-ark ved siden af.

- Det får den negative konsekvens, at datagrundlaget bliver dårligere, fordi vigtige informationer ikke bliver indtastet i systemet. Og så fortsætter den onde cirkel, indtil man har et fastlåst og ubrugeligt system med dårlige data, som man ikke kan opgradere. Mangelfuld eller fejlbehæftet data stikker med andre ord en kæp i hjulet på virksomhedens digitale operationer og udvikling, siger Allan Mik Bjørnsfort.

EGs analyseekspert anbefaler fire tiltag for at optimere virksomhedens Dynamics AX installation:

1: Gennemfør et sundhedstjek af systemet

En detaljeret og tilbundsgående diagnose af installationen skal sikre dataintegritet og korrekt systemkonfiguration

2: Få sikkerheden på plads

Sørg for optimal sikkerhed omkring installationen gennem korrekt rolletildeling, brugeradgang og rettigheder samt optimal licensstyring

3: Drag løbende omsorg for systemet

Sørg for at få et indblik i kapacitetsbehovet ved aktuelt brug og ved trends i datastrømme. Så kan du reagere, før problemerne opstår

4: Få styr på virksomhedens masterdata

Læg en strategi for håndteringen af virksomhedens masterdata, så prioriteringen af data bliver entydig og konsistent på tværs af geografiske lokationer og enheder i virksomheden

- lb

14/8 2016