Vigtige søgefunktioner efterlyses

Fælles databaser og effektive søgefunktioner bliver en stadig vigtigere del af medarbejderens værktøjskasse, når man skal finde vigtige data

Næsten hver fjerde danske kontormedarbejder (22 %) bruger værdifuld arbejdstid på at lede efter data, som de ikke kan huske hvor befinder sig.

Det viser en undersøgelse online-virksomheden Evernote har foretaget i Norden.

14 % af de adspurgte bruger over en time om dagen til at søge efter oplysninger på nettet.

Virksomhedsejerne bruger mest tid (37 % bruger mere end en time), mens medarbejderne følger lige efter. Her bruger 20 % over en time dagligt på informationssøgning.

Lederne er dem, der bruger mindst tid på at søge efter data. Her er det kun 11 %, der dagligt bruger over en time på at lede efter information online.

Finnerne passer på med for mange e-mails

Og hvordan finder vi så den information, vi leder efter. Ser vi på Danmark, vælger kun 24 % at klare sig selv og finde oplysninger på fælles online ressourcer, selvom de ved, at kolleger sidder inde med svaret. 15 % forstyrrer gerne deres kolleger i den hellige informationssøgnings navn.

De finske respondenter er klart mest opmærksomme på den skadelige effekt af e-mail-oversvømmelse. Kun 4 % af de finske respondenter bruger e-mails til at efterspørge oplysninger i deres organisation.

Her er vi i de andre nordiske lande knap så hensynsfulde i vores søgen efter data. Hele 15 % af de danske respondenter (og 16 % af nordmændene) holder sig ikke tilbage fra at spamme deres kolleger med mails for selv at få oplysninger.

Vi overgås dog alle sammen af svenskerne, hvor hele 22 % benytter e-mailen til at kontakte kolleger.

Overraskende nok er der faktisk færre i de små danske organisationer, som benytter denne metode. Man skulle ellers tro, at det i mindre organisationer var mere 'legalt' at sende mails til alle.

Men kun 10 % af medarbejderne i virksomheder med under 25 ansatte vil benytte denne metode, mens de 15 % gælder for ansatte i virksomheder med over 100 ansatte.

Chefer chatter ikke

Chat er smart og hurtigt. Alligevel er der relativt få, som benytter denne metode, når de søger efter oplysninger i organisationen; kun 10 % af de adspurgte i Danmark og Norge, mens 13 % af de adspurgte i Finland og Sverige chatter med kollegerne.

Mest overraskende er det måske, at danske virksomhedsejere som de eneste slet ikke benytter chat, når de har brug for information fra medarbejderne.

20 % af de finske virksomhedsejere benytter chat, og syv % i både Sverige og Norge anvender denne metode. Til gengæld er de danske virksomhedsejere gode til selv at finde de oplysninger, de har brug for.

37 % af danske virksomhedsejere benytter delte online ressourcer til at finde oplysninger. Det "trick" er der slet ingen af de finske ejere, der benytter, og kun 4 % og 14 % i henholdsvis Norge og Sverige.

Den mest almindelige måde at søge efter oplysninger i alle de nordiske lande er at spørge sine kolleger.

I Norge benytter 62 % af de adspurgte denne metode, 58 % i Danmark og 56 % i Finland. Men i Sverige vil kun 41 % af respondenterne spørge kolleger om forsvundne data, og 34 % vil i stedet benytte online ressourcer til at finde det, de søger.

- Når arbejdet er baseret på databehandling, er det absolut nødvendigt, at man hurtigt kan finde og få adgang til de data, man har brug for, hvis man skal kunne arbejde effektivt. Med den enorme vækst i mængden af data, som vi oplever, er tættere samarbejde ikke nok.

- Fælles databaser og effektive søgefunktioner er en stadig vigtigere del af medarbejderens værktøjskasse, siger Cristina Riesen, General Manager for Evernote Europe.

-hawin

Undersøgelsen er foretaget blandt 800 kontormedarbejderne i aldersgruppen 25-45 år i Danmark, Sverige, Norge og Finland. Undersøgelsen er foretaget af analysebureauet Berent og foranlediget af Evernote. De cirka 200 danske respondenter er jævnt fordelt mellem forskellige størrelser af organisationer: 24 % arbejder i virksomheder med mindre end 25 ansatte, 25 % af i virksomheder med fra 26-100 ansatte og 51 % arbejder i virksomheder med mere end hundrede ansatte.

En kontormedarbejder er defineret som en medarbejder, der bruger mere end en time om dagen på at arbejde fra en digital enhed (computer, tablet, smartphone).

2/6 2014