Vejen til bedre Mobile Collaboration

Vejen til bedre Mobile Collaboration

I dag arbejder flere og flere af os mobilt og har ikke nødvendigvis en fast arbejdsgang ved skrivebordet. Tendensen er stigende og fordelene er mange, men det kræver, at der stilles de rette værktøjer til rådighed, og at virksomhederne er forberedte på de udfordringer, der kan opstå

I dag stiller medarbejdere langt højre krav til fleksible arbejdsformer. Flere og flere af os arbejder mobilt, hvor kontakten med kollegaer og kunder sker gennem telefonkonferencer, mails eller telefonmøder, mens vi sidder i bilen, på caféer eller er på farten. At arbejde mobilt giver også god mening og gevinsten er ofte et bedre samarbejde, større effektivitet, mere vidensdeling mv.

- Der følger mange fordele med Mobile Collaboration, men der er nogle helt grundlæggende forskelle i, hvordan man lykkes i et mobilt arbejdsmiljø i forhold til en traditionel arbejdsplads. Det kræver et ny mindset og virksomheder er nødt til at sikre, at de stiller de nødvendige mobile værktøjer til rådighed samt at får styr på processerne, siger Anders Blak Pedersen, Corporate Manager Danmark fra Plantronics.

Ifølge Plantronics kan man både være effektiv og ”til stede”, selvom man ikke fysisk er på kontoret eller er på farten.

- Det kræver blot, at både medarbejdere og arbejdsgivere er opmærksomme på en række faktorer, så de undgår nogle af de almindelige fejl, siger Anders Blak Pedersen. I den forbindelse opstiller Plantronics en række råd til virksomheder og medarbejdere til et vellykket Mobile Collaboration:  

  1. Undgå at relationerne bliver forsømt
    Når man arbejder mobilt, får man ikke sin daglige dosis af smalltalk med kollegaerne. Derfor er det vigtigt, at huske de uformelle og personlige småsnakkerier til telefonmøderne – det er vigtigt at opbygge og bevare stærke kollegiale relationer.
    En undersøgelse fra Plantronics viser, at det er de improviserede arbejdsmuligheder og relationer, som medarbejdere savner mest, når de arbejder mobilt. I følge undersøgelsen, oplever 37 % den manglende mulighed for at bygge relationer med kollegaerne, som en af de største udfordringer med en mobil arbejdsplads. Andre mener, at den største udfordring er manglen på spontane samarbejdsmuligheder (30 %) og bekymring for om de er synlige nok over for deres ledelse(25 %).
    Hyppige videokonferencer i stedet for telefonkonferencer er en måde at styrke de kollegiale relationer på. Det gør, at afstanden føles kortere og faren for misforståelser mindskes, når man ser hinanden ansigt-til-ansigt. Og så giver samarbejdsværktøjer som chat-platforme den samme følelse af kommunikation i realtid, som kollegaer har, når de sidder på kontor sammen. Al kommunikation behøver ikke at ligge i planlagte opkald og møder, men kan opstå mere spontant i chatten og giver plads til en mere uformel og kollegial kommunikation.
  2. Giv et godt indtryk
    Alle kender typen, der kommer for sent ind i telefonmødet, undskylder for tekniske problemer og overskygger samtalen med baggrundsstøj. Det bryder koncentrationen og er irriterende for andre deltagere på kaldet. En undersøgelse fra Plantronics viser, at mere end 64 % ofte bliver distraheret af baggrundsstøj under et konferenceopkald, så tænk både over omgivelserne og sørg for at have de rigtige værktøjer til rådighed.
    Undersøgelsen viser ligeledes, at 87 % af budskabet i en telefonsamtale kommunikeres alene gennem tonefaldet, derfor sørg for at give det bedste indtryk af dig selv, også selvom du ikke er synlig fysisk. Stil dig eksempelvis op, når du skal præsentere noget i en telefonkonference for at lyde mere selvsikker og overbevisende. Overvej også rummets akustik, hvis du skal tale i en højtaler og vær opmærksom på baggrund og belysning, hvis du skal deltage i et videokald. Sørg for at have de rigtige værktøjer til rådighed såsom et noise cancelling-headset og en let tilgængelig mute-knap, som du kan anvende, når du blot skal lytte – en undersøgelse fra Plantronics viser eksempelvis, at 14 % har overhørt et toilet skylle i baggrunden under en arbejdsrelateret samtale.
  3. Vælg den rigtige kommunikationsplatform
    Der findes mange kommunikationsmuligheder i dag, fra e-mails, chat, video- og telefonopkald til tekstbeskeder. Alle platforme bruges flittigt til at kommunikere med, men det er lige så vigtigt at vælge den rigtige kanal, så budskabet leveres og modtages efter hensigten. En vigtig besked går muligvis lettere tabt i en chat-besked, fremfor i en e-mail, ligesom at en e-mail måske ikke er det rigtige valg, hvis det er en hastesag, og der forventes en hurtig respons.
    Plantronics’ undersøgelser viser, at 72 % regelmæssigt benytter apps såsom Jabber, Skype for Business og Webex til deres møder, mens 90 % svarer, at de er meget afhængige af apps med chat-funktion såsom Skype, WhatsApp og WeChat i deres arbejde.
  4. Undgå tekniske problemer
    Et succesfuldt mobilt arbejdsmiljø handler i høj grad om at blive understøttet af en robust infrastruktur. Hvis man ikke har styr på teknikken, kan man nemt komme til at virke uforberedt eller uprofessionel, og det er derfor afgørende at forberede alle nødvendige elementer på forhånd. Tjek telefonforbindelsen i god tid inden et vigtigt opkald og undersøg om WiFi-hastigheden kan bære en videokonference. Lav eventuelt en test med dine kollegaer for at være sikker på, at det hele kører flydende.

- lb