Arbejd smartere

Hvorfor skal kontorbygninger kun bruges i 40 timer om ugen? Hvorfor ikke gøre dem til et rart sted, hvor man kan tage familien med? Det er nogle af de konklusioner, som Plantronics europæiske chef er kommet frem til, og som nu udmøntes i en helt ny bygning.

Philip Vanhoutte er ikke bare direktør for headsetfirmaet Plantronics aktiviteter i Europa, Mellemøsten og Afrika, men også en ivrig fortaler for, hvordan man med ny teknologi kan arbejde smartere.

Philip Vanhoutte holder mange foredrag om at arbejde smartere, men fortæller, at i stedet for at bruge en time uden at fortælle alting dukkede ideen om at skrive en bog op.

Den er nu udkommet i samarbejde med den engelske journalist Guy Clapperton og har titlen ”The Smarter Working Manifesto”. Undertitlen er ”When, Where and How do you work best?”.

Et bedre sted at arbejde

Telekommunikation var inviteret til Hoofddorp, som ligger ved siden af Schiphol lufthavnen i Holland. Anledningen var indvielsen af Plantronics nye kontor bygget efter de nyeste principper. Samtidig var der tid til en uddybende snak med Philip Vanhoutte om hans nye bog.

Bogen er inddelt i fem kapitler, som hver især beskriver vejen mod fuld udnyttelse af Unified Communications (UC).

Det første kapitel omhandler de fysiske rammer vi arbejder i, som skal være akustisk optimeret for, at vi kan lide at arbejde der.

Det afspejler sig også i det nye kontor, hvor man har valgt en indretning, hvor man deler kontoret op i fire zoner. Kontoret er indrettet med henblik på samarbejde og med akustik i topklasse.

Den første zone er en kommunikationszone, hvor man kan tale i telefon. Den næste zone er en koncentrationszone, hvor der er ro til koncentrere sig.

Møder bliver afholdt i en collaborationzone, hvor man enten kan holde virtuelle møder eller sidde overfor hinanden uden at forstyrre andre. Den sidste zone er en afslapningszone, hvor man blot kan sidde stille og eventuelt tage en lur.

For bedre at kunne koncentrere sig er det vigtigt at mindske forstyrrelserne. Så foruden tæpper på gulvet er der ophængt støjdæmpende plader i lofter og sat støjdæmpende materiale op på væggene. Selv om der sidder mange mennesker i lokalet og taler i telefon, så er lydniveauet stadig lavt.

Plantronics kontorer i USA, England, Mexico, Kina, Tyskland og Spanien er også indrettet med fire zoner efter de samme principper.

Arbejde overalt

Kapitel 2 i bogen handler om virtuelt samarbejde. Med moderne teknologi har vi muligheder for at arbejde overalt. Med mobiltelefoner, headset, laptops eller tablet kan vi arbejde overalt.

Det er vigtigt at have en god netværksforbindelse, hvilket desværre ikke altid er tilfældet. Philip Vanhoutte misunder danskerne for at have gode bredbåndsforbindelser næsten overalt, mens det selv i London kan være svært at få en god forbindelse på grund af en gammel teleinfrastruktur.

Philip Vanhoutte holder tit telefonmøder med kolleger i Californien, hvilket foregår sidst på dagen efter hollandsk tid. I stedet for at sidde på kontoret sætter Philip Vanhoutte sig ind i saunaen derhjemme bevæbnet med en iPad og et BackBeat sportsheadset.

iPad’en lægges på gulvet, hvor der kun er omkring 20 grader. På den måde er Philip Vanhoutte super koncentreret og får meget mere ud af samtalen, end hvis han sad ved et skrivebord.

Arbejd som freelancere

I kapitel 3 diskuterer Philip Vanhoutte filosofien om, hvordan folk arbejder sammen, hvor man ikke kigger på, om de er der, men om de får lavet nogle resultater. Det er vigtigt, at ledere bliver bedre til at fokusere på resultater fremfor fysisk tilstedeværelse.

Kapitel 4 omhandler den nye arbejdsmentalitet, som siger, at alle skal arbejde, som om de er freelancere, der sender en faktura, når dagens arbejde er færdigt, På den måde vil store virksomheder have mindre problemer, hvis medarbejderne er klar over, at de producerer værdi for firmaet, selv om de ikke føler, at de bidrager med noget.

Det sidste kapitel handler om ændringerne, hvor HR skal tage lederskabet i at ændre virksomhederne. HR skal tage ejerskabet af at forstå ændringerne, så man kan arbejde virtuelt sammen. Derfor skal de forstå at optimere medarbejderne attitudes, så de arbejder som en freelancer.

Foruden den engelske udgave er udgaver på italiensk, spansk, tysk og fransk, allerede udkommet eller på vej. Philip Vanhoutte regner ikke med, at der kommer en hollandsk eller dansk version, da man her sagtens kan sælge en engelsk version.

Et bedre sted at arbejde

-Min ambition er, at vi kan lave et bedre sted at arbejde, og jeg er meget entusiastisk om dette, siger Philip Vanhoutte. Derfor er man nu ved at planlægge en helt ny bygning tæt på det nuværende kontor.

-Om to år vil vi bygge en helt ny bygning fra grunden, som vil indeholde den bedste kombination af smart working, også miljømæssigt optimeret. Ambitionen er en netto bidragsyder til planeten, som samtidig skal være et inspirerende sted for ansatte, kunder og partnere. Det skal være en superb bygning, som kan bidrage til planeten; et drivhus for smarter working, fortæller en entusiastisk Philip Vanhoutte og fortsætter:

-Den nye bygning skal hedde Plantronics SoundScape. Sound betyder lyd, men kan også bruges i betydningen sund eller solid. Det skal være stedet, folk har lyst til at være. Sound betyder afslappet, hvor man kan slappe af en halv time, ambitionen er, at når folk forlader bygningen, skal de glæde sig over alt det, de har nået. De har måske fået læst en masse eller skrevet en artikel.

På spørgsmålet om de ansatte vil holde op med at arbejde hjemme, når den nye bygning er færdig, svarer Philip Vanhoutte: - Selv om jeg skal sidde i en trafikkø, så vil jeg føle, det er værd at køre på arbejde.

Hvorfor ikke tage familien med, da det jo er lige som et hjem? Hvorfor kun bruge kontoret 40 timer om ugen, hvorfor ikke dele økonomien, det lyder som flower-power at respektere planeten, men vi er meget seriøse,

Plantronics bruger heller ikke ordet kontaktcenter mere, da det er meget fabriksagtigt. I stedet anvender man ”customer interaction center”, da det har at gøre med kunde-interaktion.

De fleste ansatte i customer interaction center har en akademisk uddannelse; enkelte endda en ph.d. Det er unge mennesker, der ser arbejdet som første led i en karriere, så der er ikke en hurtig udskiftning af medarbejdere som i et traditionelt kontaktcenter.

To af medarbejderne er danskere, så Plantronics kan yde support til kunder og partnere på dansk fra Hoofddorp.

Headset med gyroskop og skridttæller

Fremtidens headset bliver fyldt med sensorer. Joe Burton, som er ansvarlig for udviklingen af nye koncept headset, gav en demonstration af, hvad man kan med et headset fyldt med sensorer. Plantronics planlægger nemlig at lancere en række API’er, så tredjeparter kan lave nye applikationer, som får input fra sensorerne.

Med et indbygget gyroskop kan man følge hovedets bevægelser. Hvis man sidder og arbejder med fortrolig information på en skærm, så kan sensoren detektere, om man ser på skærmen, Hvis man forlader skærmen eller drejer hovedet væk, så slukker skærmen, så andre ikke kan se skærmbilledet.

Gyroskopet kan også anvendes, hvis man deltager i en videokonference med flere kameraer. Med gyroskopet kan konferencesystemet detektere, hvilket kamera man ser ind i. En anden anvendelse er detektion af et frit fald.

Hvis man for eksempel falder på sin mountainbike, så kan ens mobiltelefon ringe op til en person, hvis man ikke har rejst sig i løbet af 30 sekunder.

Det er også muligt at anvende headsettet sammen med Google Maps i streetview, hvor man ser veje og bygninger. Ved at sende gps-koordinaterne fra mobiltelefonen kan en anden på sin smartphone for eksempel se den samme restaurant, man står foran.

Når hovedet bevæges, vil den anden på sin smartphone i streetview se den samme bevægelse. På den måde kan to personer nemmere finde hinanden.

Foruden indbygget termometer kan koncept headset også bruges som skridttæller, eller man kan detektere, om personen i den anden ende nikker eller ryster på hovedet.

1/7 2014