Unified Communications er en løsning, ikke en teknologi
- Unified Communications & Collaboration skal være en platform, ikke bare en teknologi. Og der skal sættes spilleregler op for, hvordan det bruges i en virksomhed, fortæller Bjørn Ekner fra Jabra

Unified Communications er en løsning, ikke en teknologi

Mange virksomheder investerer i teknologier for at indføre Unified Communications, men de glemmer at have en plan for, hvad UC skal gøre for dem – og så kan det blive en belastning, mener en ekspert ud i UC

Af Lars Bennetzen

Der er ingen tvivl om, at smartphones og tablets har ændret den måde, vi kommunikerer, og ikke mindst arbejder, på. Med iPhones indtræden i verden, skete der en kommunikationsrevolution, og måden, vi kommunikerer på, og de krav vi stiller til vores mobile kommunikation, er ændret.

Derfor mener Bjørn Ekner, Senior Director Product Marketing hos Jabra, at smartphonen er en af årsagerne til den medvind Unified Communications & Collaboration har fået.

- Men mange virksomheder ved i virkeligheden ikke, hvad UCC er. De snakker primært om teknologier og glemmer helt at snakke løsninger, siger Bjørn Ekner.

Han forklarer, hvordan virksomheder med stor interesse investerer i UC-produkter med det formål at få en forbedret produktivitet og reducere omkostninger.

- Og det er en rigtig god ide med de investeringer, for UCC kan virkelig forbedre produktiviteten. Men hvis du som virksomhed ikke tænker dig om, hvordan du implementerer UCC i din virksomhed, så får du ikke noget ud af den investering, forklarer Bjørn Ekner.

UCC kan samle

En af de udfordringer, som virksomheder står overfor i dag, er, at arbejdsstyrken på samme tid kan være låst og ikke til stede. Folk arbejder hjemme i stadig stigende grad, og i de traditionelle kontorer sidder folk langt fra altid placeret optimalt i forhold til deres arbejdsfunktion.

- Men, hvis UCC tænkes rigtigt ind i firmastrategien, så kan den faktisk afhjælpe det problem. UCC kan nemlig give en fælles platform, som sikrer, at du kan samarbejde uanset, hvor du måtte befinde dig, og bare noget så simpelt som at holde kontakten til kolleger, når du arbejder hjemmefra, forklarer Bjørn Ekner.

Det sætter dog krav, både til den enkelte medarbejder og til virksomheden. For pludselig kan folk aktivt vælge at hoppe på og af den virtuelle arbejdsplads, og det kan godt give udfordringer.

- Vi skal lære at bruge teknologien og ikke lade den bruge os. Vi får en række nye spændende værktøjer stillet til rådighed, og dem skal vi lære at bruge korrekt, forklarer Bjørn Ekner.

En af de udfordringer, som virksomheden og dens medarbejdere står overfor, er blandt andet allways-online problematikken. For hvornår arbejder man, skal man svare på mails om aftenen, kan man tillade sig at sende mails til teamet om aftenen og flere af samme slags problematikker dukker op.

- Derfor skal virksomhederne sikre, at spillereglerne er på plads, og ikke mindst så skal medarbejderne kende til dem, så de f.eks. ved, at det er ok at ignorere beskeder sendt fra teamlederen om aftenen og først reagere på dem om morgenen, fortæller Bjørn Ekner.

Som situationen er i øjeblikket, så mener han, at det ikke er os, der er i førersædet – det er teknologien, og det er det, der stresser os.

Det udmønter sig blandt andet i en kedelig tendens med, at produktiviteten er faldende i den vestlige verden. Ikke fordi vi laver mindre, for Bjørn Ekner mener faktisk, at vi laver ret meget, men fordi det ikke nødvendigvis er vores primære arbejde, vi udfører.

- Vi er ikke gode til at træffe den rigtige beslutning. Vi lader os for let distrahere af

teknologiens muligheder. Vi mangler tid og evne til at fordybe og forberede os, og her kan UCC faktisk både være en hjælp og en hæmsko, det sidste hvis den ikke bruges korrekt, forklarer Bjørn Ekner.

Nye måder at arbejde på

Der er dog ingen tvivl om, at UCC åbner op for diskussionen om, hvordan vi kan arbejde på en helt ny måde, og det er her, den viser sin styrke. Begrebet ’New Ways of Working’ dukkede op for nogle år siden, og UCC er en naturlig del heraf. Men desværre så oplever Bjørn Ekner ofte, at rigtig mange virksomheder ikke har overvejet, hvordan de egentlig skal organisere deres arbejde omkring UCC.

- Det skyldes også, at mange UCC-dimser ofte kommer ind i virksomheden ad bagvejen. Det er meget sjældent, at jeg oplever, at virksomheder har en egentlig politik for, hvordan man bruger og indfører UCC-teknologi.

Men det er yderst vigtigt at få etableret en strategi, når New Ways of Working og UCC skal indføres i virksomheden. Der skal gøres overvejelser om, hvilket arbejdsrum det er, man gerne vil have, så man får en øget produktivitet.

- I dag ser vi desværre oftest, at virksomheder tænker på at spare på kvadratmeterne, ikke på at optimere vidensmedarbejdernes produktivitet. Det betyder ofte, at der bare ikke er ro nok på arbejdspladsen, og det kan være decideret skadeligt for den ønskede produktivitet. I Jabra har vi de sidste tre år lavet to store globale undersøgelser af arbejdsmarkedet, og her viste det sig, at op til 69 % af de adspurgte mente, at deres produktivitet blev negativt påvirket af støj og forstyrrelser på kontoret, forklarer Bjørn Ekner.

Andre undersøgelser viser, at de vigtige vidensmedarbejdere bliver forstyrret ca. hvert 10. minut, og at det kan tage op mod 23 minutter at komme tilbage i et fornuftigt arbejdsflow igen.

UCC både godt og dårligt

En af de udfordringer, som virksomhederne står overfor, og som UCC kan hjælpe med til at løfte, er de meget forskellige arbejdsmåder, som der opstår i virksomheder. Nogle har brug for fordybelse, andre har brug for konstant at være i dialog og kontakt med deres kolleger.

- Det er så her, at UCC kan komme ind, for den er en teknologi, der kan etablere nye måder at arbejde på – hvis vi tillader os at tænke bredere end bare headsets og videokonferencer, pointerer Bjørn Ekner.

Han ser UCC som en kommunikationsplatform, hvor arbejdet bliver en tilstand og ikke et sted, du fysisk er. Ved at tænke sådan, kan små virksomheder sagtens blande sig med, og udfordre, de store veletablerede virksomheder.

- De tager teknologien til sig og bruger den optimalt. Derfor kan de fra tid til anden endda vælte nogle af de giganter, der sidder ved bordet i dag, påpeger Bjørn Ekner.

Han slutter af med at fortælle, at UCC som hovedregel er en positiv størrelse.

- Men for at få den fulde udnyttelse af det, skal du gøre dig overvejelser om, hvordan du bruger den. Har du de rigtige enheder og så videre? Det fulde potentiale ved UCC bliver omvendt ikke realiseret, hvis du ikke gør dig de overvejelser, advarer Bjørn Ekner.