Melodi Grand Prix i skyen
Millioner af seere verden over fulgte i weekenden årets udgave af Eurovision Song Contest, der blev afviklet i Malmø - og i skyen
Del artiklen påAt de danske deltagere efter succesen befandt sig på en lyserød sky er helt forståligt. De er dog ikke de eneste som har fået smag for de højere luftlag. For Melodi Grand Prix'et selv blev arrangeret i skyen.
Bag kulisserne var der meget, der skulle organiseres, og mange deadlines der skulle overholdes.
Det sørgede Projectplace for, ved at sikre, at arrangementet løb glat af stablen, og at alle involverede fik de rette informationer, lige meget hvor i verden de befandt sig.
Efter den svenske sangerinde Loreens sejr var i hus for et år siden, blev planlægningen af dette års udgave af Eurovision Song Contest i Malmø skudt i gang.
Med 39 deltagende lande er det et omfattende arrangement, og for at holde styr på alle enderne er projektet samlet i skyen i Projectplaces projektstyringsværktøj, hvor det er tilgængeligt for alle involverede.
Projektdeling er en nødvendighed
- Vi identificerede tidligt behovet for at have en platform, hvor alt kommunikation, planlægning og alle filer kunne deles, siger Christel Tholse Willers, Head of Relations ved Eurovision Song Contest Malmö 2013.
Inden valget faldt på Projectplace sammenlignede og evaluerede Eurovision Song Contest flere forskellige muligheder for projektdeling. Noget af det afgørende for valget var, at platformen kan anvendes, uanset hvor brugeren befinder sig samt muligheden for at invitere både interne og eksterne deltagere i projektet.
- Projectplace viste sig, at opfylde de behov vi har, for at arbejdet med Eurovision Song Contest går glat, og for at vi kan indbyde til en fantastisk musikfest i Malmö i maj, siger Christel Tholse Willers.
Kanban-tavlerne bliver brugt hver eneste dag
Digitale kanban-tavler, der er en del af projektstyringsværktøjet, gør det nemt at se, hvem der er ansvarlig for en bestemt opgave, og hvor langt vedkommende er nået.
- Aktivitetstavlerne er vældig gode til at synliggøre den enkeltes daglige arbejde over for de andre medarbejdere. Det gør, at man kan se, hvem der har været ansvarlig for hvad, og samtidig ved man, hvem man skal henvende sig til for at få besked om arbejdet, siger Christel Tholse Willers.
En af de store udfordringer ved så stort et arrangement som Eurovision Song Contest er den fysiske logistik.
Som medarrangør brugte Malmø by Projectplace til at holde styr på blandt andet parkeringspladser, hotelovernatninger og varetransport.
Og fordi begge parter brugte Projectplace, blev relevante informationer let tilgængelige, og samarbejdet fungerede smidigt.
-hawin