Sådan får du bedre hybride møder
Hybride møder er smarte, men kan også skabe en følelse af afstand i de teams, der skal samarbejde på tværs af fysiske og digitale skel. Alligevel har kun 1/4 af de danske virksomheder opsat klare guidelines for at håndtere hybride møder.

Sådan får du bedre hybride møder

Hybride møder er smarte, men kan også skabe en følelse af afstand i de teams, der skal samarbejde på tværs af fysiske og digitale skel. Alligevel har kun 1/4 af de danske virksomheder opsat klare guidelines for at håndtere hybride møder.

Hybride møder har den store fordel, at de kan knytte medarbejdere sammen på tværs af geografiske forskelle og dermed gøre teamwork langt mere fleksibelt. Men der er stor forskel på at kigge hinanden i øjnene over samme bord versus at være en spredt forsamling fordelt på hhv. mindre grupper i samme rum og enkeltpersoner, som deltager fra hver sit lille digitale vindue.

75% af virksomheder mangler en guide for hybride møder

En nylig undersøgelse viser, at beslutningstagerne i de danske virksomheder er fuldt ud klar over udfordringen, og at næsten halvdelen af virksomhederne er opmærksomme på at skabe inkluderende og rare hybride møder, hvor alle parter føler sig velkomne og hørte [i]. Men samtidig har kun en fjerdedel af alle de adspurgte virksomheder opsat klare mødeguidelines eller lavet en decideret mødeetikette, der kan hjælpe deres ansatte med at navigere i det til tider lidt komplekse hybride mødeformat.

Derfor har brandet Logitech Video Collaboration slået sig sammen med retorikeksperten Elaine Eksvärd om at sammensætte en guide, der kan hjælpe de knap 75% af de danske virksomheder, som stadig mangler en formel plan til at håndtere hybride møder. Guiden inkluderer konkrete tips og gode råd til, hvad man bør (undgå) at gøre som både mødeleder og -deltager, med basis i Elaine Eksvärds mangeårige erfaring med præsentationsteknik, retoriske virkemidler og personlige mødeoplevelser i professionelt regi.

Overfør det bedste fra det fysiske møde til det hybride

Ifølge Elaine Eksvärd er en af nøglerne til succesfulde hybride møder at adoptere så mange aspekter som muligt fra de fysiske møder. Eksempelvis er det vigtigt at blive taget ordentligt imod af værten og hilse på af de øvrige deltagere ved mindre møder, selvom man sidder i hver sit digitale hjørne, ligesom hyggesnakken over kaffen i pauserne sagtens kan blive en del af det hybride møde ved hjælp af lidt planlægning.

Den fysiske interaktion, man går glip af som digital mødedeltager, kan man med fordel forsøge at overføre til det hybride møde, mener Elaine Eksvärd. Blandt andet bør man som digital mødedeltager også citere dem, der er med til det fysiske møde.

"For man kompenserer for den manglende øjenkontakt ved at lade folk på mødet føle sig set. At sige deres navn er en god erstatning for dette. Når du kigger ned på skærmen på deltagernes ansigter, må du gerne kommentere deres reaktioner som: \"Anders, jeg kan se, at du nikker,\" og så kigge ind i kameraet igen og fortsætte, hvor du kom fra\", forklarer hun.

Trick til bedre øjenkontakt: En smiley

Et simpelt trick til bedre \"øjenkontakt\" kan være at tegne en smiley på en post-it og sætte den ved webkameraet. Når du har ordet er den ideelle fordeling ifølge Elaine Eksvärd nemlig at kigge på skærmen i blot 20% af tiden og ind i kameraet de resterende 80%.

Mødelederen som tv-vært

Også mødelederen spiller en central rolle i det succesfulde hybride møde; ikke kun ift. at forklare spillereglerne ved mødets start, men også som \"oversætter\" mellem de fysiske og de digitale deltagere.

"Når du afholder hybride møder, er du en form for tv-vært. Din opgave er at få både publikum på stedet og folk i sofaerne derhjemme til at føle sig set. Stå gerne op, for det giver en følelse af større engagement. Behandl kameraet i rummet som en person. Ikke nok med det - det er dig, der er ansvarlig for samhørigheden,\" forklarer hun.

- lb