Mindre virksomheder udnytter ikke de digitale muligheder inden for fakturahåndtering
Den offentlige sektor har høstet store besparelser på at kræve fakturaer og bilag tilsendt digitalt fra leverandører. En undersøgelse fra Visma viser, at små og mellemstore virksomheder ikke har fået sat strøm til denne proces og derfor overser store besparelsesmuligheder
Del artiklen påI en digital transformation med flere og flere digitale løsninger er formålet at reducere mængden af papirnusseri og administration. Inden for fakturering går digitaliseringen nu et spadestik dybere. I forbindelse med udrulningen af Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi blev det et lovkrav, at virksomheder, der handler med den offentlige sektor, skal fakturere digitalt via et EAN-nummer – en elektronisk postadresse enhver offentlig institution og mange større firmaer har. De større virksomheder kræver nemlig også i stigende omfang digital fakturering og høster dermed ligesom det offentlige store administrative besparelser, mens de små og mellemstore virksomheder stadig har et uforløst potentiale.
Stadigt flere sender digitale fakturaer, men få modtager
Det viser undersøgelsen Digital Index fra Visma Software A/S. Her er en række små og mellemstore virksomheder blandt andet blevet spurgt, hvor mange af deres udgående fakturaer, der bliver sendt digitalt. Her svarede knap 40 procent, at de sender fakturaer digitalt, mens kun omkring 18 procent benytter sig af muligheden for selv at modtage fakturaerne elektronisk. Der er altså stor forskel på antallet, der modtager og afsender fakturaer.
- Flere kræver i dag at modtage fakturaer elektronisk. Mange små og mellemstore virksomheder tvinges derfor til at omstille sig til nye digitale systemer, som kan afsende fakturaer elektronisk, men overser selv fordelene ved at modtage elektronisk, siger Mads Rebsdorf, direktør for Visma Software
Få fakturaprocesser kører automatisk
Når det kommer til økonomisystemer er det ikke den tekniske og automatiske løsning, som SMV’erne tyer til. Kun 18 procent af de adspurgte virksomheder i undersøgelsen får tilsendt deres regninger digitalt via et EAN-nummer. Dermed har de resterende 82 procent stadig meget manuelt arbejde i forbindelse med indtastning af fakturaer. Den digitale postadresse er noget tillægsmodulet Smart Inbox i e-conomic hjælper virksomhederne med, da man som bruger automatisk får tildelt det. Regningerne lander og bliver aflæst direkte i økonomisystemet, uden at en medarbejder skal i gang med et mere manuelt tastearbejde.
- Den digitale løsning letter arbejdet i virksomheder, der formidler deres service via fakturaer. De mindre virksomheder kan derfor høste store besparelser ved at sætte strøm til processen - ligesom den offentlige sektor og de store virksomheder har gjort, fortæller Mads Rebsdorf.
Han fortæller samtidig, at selvom virksomheder ikke har regnskabsprogrammet e-conomic behøver det ikke, at holde dem tilbage fra at digitalisere fakturahåndteringen. Den danske virksomhed Sproom, der blev købt af Visma-koncernen for et par år siden, er en af markedets førende inden for elektronisk fakturering og fungerer sammen med alle regnskabsprogrammer.
- Der er derfor ikke nogen undskyldning for ikke at udnytte de digitale muligheder uanset hvilket regnskabsprogram, man har, understreger Mads Rebsdorf.
It-løsninger højner arbejdsproduktiviteten
En analyse viser, ifølge Erhvervsministeriets digitale vækstpanel, at de mest digitale virksomheder i snit har 22 procent højere arbejdsproduktivitet end de mindst digitale virksomheder.[1] Ambition blandt virksomhederne er at blive mere digital, men Mads Rebsdorf opfordrer flere danske virksomheder til at gribe mulighederne i den teknologiske udvikling.
- Nogle virksomheder er allerede nået langt med brugen af nye teknologier, der effektiviserer deres produktion og arbejdsprocesser. Men for de fleste danske virksomheder gælder det, at de inden for den nærmeste fremtid skal igennem en transformation for at bygge bro mellem det, de gør i dag, og det, der skal til i fremtiden for at kunne følge med den digitale omstilling, forklarer Mads Rebsdorf.