Video til Aalborg Universitet
Videokommunikation trodser de fysiske afstande og er derfor et oplagt hjælpemiddel til næsten alle former forundervisning. (Foto: Gpointstudio | Dreamstime.com)

Video til Aalborg Universitet

Når et universitet som Aalborg Universitet spreder sig over flere fysiske placeringer i landet, er det svært at udnytte ressourcer optimalt. Videokonferencesystem har hjulpet til at knække den nød

Af Lars Bennetzen

Tiden, hvor universiteter er placeret på et sted, og hvor såvel undervisere som studerende kan gå mellem samtlige bygninger, er slut. Universiteterne i Danmark er typisk spredt ud over det ganske land, og det giver nogle helt specielle udfordringer, når undervisningen skal planlægges, og når ressourcerne skal bruges optimalt.

- Vi har campus flere steder i Danmark, og vi har uddannelser, der kører på tværs af vores campus. Før i tiden havde mange rejseudgifter for at få forskerne ud på vores forskellige campus, og det var svært for de studerende at følge undervisningen, hvis der var nogle forelæsninger, der foregik på andre campus end deres lokale, forklarer Michael Collin, supportchef hos Aalborg Universitet til IT-Reload.

Det betød, at AAU for et par år siden begyndte at kigge nærmere på, hvordan videoløsninger kunne integreres i hverdagen, for at få mere nærhed og nedbragt rejseaktiviteten.

- I begyndelsen var det virkelig løsninger, der blev bygget op af ’gamle bøjede søm’. Det var langt fra brugervenlige løsninger, vi fik opbygget, og de var alt andet end brugervenlige, husker Michael Collin.

Med fokus på teknologi

Denne form for lappeløsning viste, at videokommunikation var den rigtige vejat gå, og derfor gik AAU så for to år siden i gang med at få strømlinet processen. Alle de relevante kompetencer hos AAU blev inddraget til at finde den rigtige løsning. Det handlede blandt andet om hvilken type af videokommunikation, der skulle bruges, og hvordan ønskede de at brugergrænsefladen blev bygget op.

- Vi gjorde det også til et teknologiprojekt, så vi kunne inddrage den viden, vi opnåede i vores undervisning. Der hvor vi så står i dag er, at en del af vores seminarrum, omkring fem til ti procent, fik videosystemer indbygget. Derved kunne studerende fra vores andre campus deltage i undervisningen, uden fysisk at være til stede, siger Michael Collin.

Det betød for AAU, at der nu står nogle undervisningslokaler med videoløsninger, der fungerer helt efter hensigten. Men det stoppede ikke der for AAU, også møderum blev udstyret med videokommunikation.

Samme løsning

Faktisk så valgte AAU at bruge helt samme type af betjeningsmæssige løsning i møderummene, som i undervisningsrummene. Og i de godt 100 rum, der i dag er udstyret med videokonference, er det samme oplevelse, som når man skal bruge videosystemet i undervisningslokalerne.

- For så at sikre at rummene bliver udnyttet optimalt, og at vores undervisere kan bruge dem korrekt, uddanner vi de folk, der skal bruge systemerne, så der ikke er nogle problemer der, forklarer Michael Collin.

Hos Polycom, der har leveret systemet til AAU, kan Ole Mygind, Area Sales Vice President, Nordics, Benelux og Rusland, godt forstå, at AAU har taget denne beslutning.

- Videokommunikation trodser de fysiske afstande og er derfor et oplagt hjælpemiddel til næsten alle former for undervisning. Vi ser en voksende udbredelse og interesse inden for både de offentlige og de private segmenter. Blandt andet for virksomheder og organisationer med medarbejdere spredt på forskellige lokationer er video en oplagt genvej til gennemførelse af oplæring, opkvalificering og andre kursus- eller undervisningsforløb, siger Ole Mygind.

Udvikler systemet løbende

Hele projektet hos AAU har kostet omkring 16 millioner kroner, en pris der måske ligger lidt højere, end den kunne have.

Michael Collin fortæller, at de oprindeligt var lidt betænkelige om, hvorvidt de brugte video optimalt, så de har brugt lidt ekstra på at sikre, at de faktisk gør det ordentligt.

- I dag synes vores brugere, at systemet er nemt at bruge, både de studerende og forelæserne, og det er en vigtig parameter for os, for på den måde kan vi sikre, at systemet bliver brugt i dagligdagen, siger Michael Collin.

Men på trods af at systemet i dag bliver brugt flittigt, og at brugerne er glade for det, så er der stadig plads til, at det bliver mere avanceret i fremtiden. For eksempel så er det i dag nødvendigt, at en underviser tilretter undervisningen til systemet, f.eks. når det kommer til tavleundervisning.

- Nogle af vores forelæsere bruger virkelig tavlerne, og det, de skriver der, bliver ikke automatisk digitaliseret. Vi har forsøgt os med systemer, hvor vi har brugt specielle tusser, der skulle digitalisere alt, der blev skrevet på tavlen, men det virkede ikke ordentligt for os, siger Michael Collin.

Derfor er de kommet frem til, at måden at løse den udfordring på, uden at skulle ud i meget dyre investeringer, er, at underviserne skriver på en digitizer, som så viser det skrevne hos tilskuerne.

- Alternativt skal vi til at bruge en tablet, som så bliver til tavlen, og her er jeg ikke sikker på, at det er den bedste løsning, forklarer Michael Collin.

Derfor har AAU nedsat en såkaldt systemforvaltningsstyregruppe, som skal sikre, at systemet løbende bliver videreudviklet. Der kan hele tiden opstå ønsker fra brugerne, og der kan også findes uhensigtsmæssigheder i systemet, og her skal denne styregruppe så være inde over hele tiden.

Gruppen skal også være med til at vurdere, om prisen på de løsninger, der bliver fundet, nu også er rimelig. For det handler ikke altid om at finde den dyreste løsning, men den løsning flest kan finde ud af at bruge.

- Vi kan godt ende i, at en meget dyr løsning også er svær at bruge, og hvis vi skal sikre, at videosystemerne bliver brugt, så skal vi også gøre det så let at benytte dem som muligt, pointerer Michael Collin.

Ens løsninger

En af de ting, som AAU har arbejdet meget med, er at sikre, at mødelokalerne er ensrettede. Dels for at den samme løsning kan passe ind i rummene, dels for at brugerne ikke skal være i tvivl om, hvordan de bruger videokonferencesystemet i de forskellige mødelokaler.

- Samtidig er vi i gang med at få Skype for Business integreret med vores videoløsning. På den måde er det muligt at ringe ind fra f.eks. en smartphone og deltage i mødet. En anden grund til Skype-integrationen er, at vi også godt vil væk fra vores IP-telefoner på sigt, og der ligger Skype for Business lige til højrebenet, siger Michael Collin.

Han ved godt, at fordi systemet hele tiden vil blive udbygget og ændret, så kan de risikere at komme i en situation, hvor der vil være forskellige aktive generationer. Men der bliver hele tiden arbejdet mod et ens system, også når det udvikler sig.