Det handler om enkelthed

Videokonferencer er i dag blevet utrolig enkle at bruge, og det betyder, at de kan bruges i såvel store som små mødelokaler, og ikke mindst på farten

Af Lars Bennetzen

Den udvikling teknologierne til videokonferencer har gennemgået, og til stadighed gennemgår, er en rejse, hvor vi endnu ikke kan se endemålet. Det betyder også, at mange endnu ikke kan se alle fordelene ved et videokonferencesystem, og det er ærgerligt, mener administrerende direktør hos Ricoh, Søren Krogh-Nielsen.

- Desværre betyder det også, at en del stadig betragter videokonferencesystemer som noget, der udelukkende hører til i et direktionslokale. Men realiteten er, at det i høj grad er de mindre mødelokaler, der bliver brugt i dag, siger Søren Krogh-Nielsen.

Der sker ofte det, at de store direktionslokaler bliver udstyret med et professionelt videokonferencesystem, mens de mindre lokaler ofte kun får halvdårlige eller slet intet videokonferencesystem. Søren Krogh-Nielsen stiller sig undrende overfor denne holdning. For hvorfor skal de være mindre professionelle, når det primært er i de mindre lokaler, at videokonferencesystemer bliver brugt.

- Mindre lokaler er ofte langt mere håndterbare. Du bliver ikke så fremmedgjort, når mødet fylder rummet ud, i modsætning til de store direktionslokaler, hvor det kan føles lidt underligt at sidde 3 mand, når der er plads til 20, forklarer Søren Krogh-Nielsen.

Det er hans erfaring, at det er meget sjældent, at der er brug for de store lokaler, når det kommer til videokonferencer. Folk kan ofte være langt mere effektive i de små lokaler, og det er en meget vigtig pointe for Søren Krogh-Nielsen og Ricoh.

- Det er vigtigt, at folk føler sig trygge, når de deltager i et møde, og derfor skal du tilrette mødelokalet, så det passer til både gæsterne og til typen af møder.

Video overalt

Men selvom nogle virksomheder stadig har lidt svært ved at få flyttet videokonferencerne ud fra direktionslokalet og ud i de mindre lokaler, så mener Søren Krogh-Nielsen, at video har påvirket måden, vi arbejder på, og dermed har en markant effekt på mange virksomheder.

- Med fremkomsten af video er der sket et skifte. Mange virksomheder har allerede udskiftet deres traditionelle telefonanlæg, deres PABX, til noget, der er mere enkelt og ofte cloud-baseret, fortæller han.

Medarbejderne har nemlig i høj grad droppet fastnettelefonen og bruger udelukkende smartphone. Det har så igen gjort, at de nu er begyndt at bruge systemer som Skype for Business, også når de er på farten. Det har været med til at flytte video ud på mobilen, og for Søren Krogh-Nielsen viser det om noget, at video er gået fra at være meget avanceret og kræve en kompliceret infrastruktur hos virksomheden, til at være let at håndtere i alle virksomheder.

- Vi står så der i dag, at nogle nøjes med det, din smartphone kan, og glemmer, at videokonferencesystemer kan meget mere end blot at være et videoopkald på mobilen, forklarer Søren Krogh-Nielsen.

Men der er også mange virksomheder, der i dag har set mulighederne i videokonferencer. For smartphonen har åbnet op for muligheder, og de bliver trykket ind i en del virksomheder, ikke mindst de små.

- Fordi et videosystem ikke behøver at være avanceret, hos kunden altså, så er der mange flere, der kan komme med. Og det betyder, at vi ser en stigende grad af folk, der benytter sig af virtuelle møderum, siger Søren Krogh-Nielsen.

Systemer skal spille sammen

Netop fordi video er blevet så simpelt, betyder det, at selv de mindre virksomheder kan være med, og faktisk allerede er med på vognen. Det vigtige er så bare at forstå, at ikke alle behøver at sidde i et mødelokale, når der skal holdes videomøder. Det virtuelle møderum skal kunne benyttes af alle, uanset hvor de måtte befinde sig.

- Det spændende ved den teknologi, vi har i dag, er, at du kan ringe ind til et video møde, uanset hvor du er rent geografisk, og faktisk behøver du jo ikke nødvendigvis at ringe ind med video for at deltage i mødet, pointerer Søren Krogh-Nielsen.

Langt de fleste systemer er nemlig bygget sådan, at de snildt kan håndtere, at deltagerne ringer ind til et møde og er med som et normalt kald, mens alle andre får video med.

- Det betyder, at du sagtens kan deltage i et vigtigt møde, selvom du har en begrænset båndbredde der, hvor du befinder dig. Alle andre kan stadig få video, og du kan stadig deltage. Naturligvis kan du ikke se de andre, og du kan heller ikke dele indhold, men du kan stadig være en aktiv del af mødet, pointerer Søren Krogh-Nielsen.

Der er dog stadig forhindringer, der skal løses, inden videokonferencer for alvor får fart på, mener Søren Krogh-Nielsen. Han ser nemlig stadig, at der er en del videokonferencesystemer, der har svært ved at kommunikere på tværs af fabrikater og producenter.

- Det er utrolig vigtigt, at dit system kan koble op mod en neutral platform, så du ikke er begrænset i hvilke andre systemer, du kan kommunikere med. Ellers risikerer du at blive låst og ikke at kunne kommunikere med samarbejdspartnere eller kunder, siger Søren Krogh-Nielsen.

Drop de mange rejser

Udover at holde nogle langt mere effektive møder over videosystemer, så får de også den effekt, at folk i høj grad kan rejse mindre. Det bliver ikke længere så nødvendigt at rejse land og rige rundt.

- Vi er nødt til at rejse mindre, ikke mindst af miljøhensyn og for at være mere produktive. Mange rejser rigtig meget, fordi det er blevet så billigt, men det er langt mere effektivt at holde virtuelle møder. Du skal måske mødes med din kunde eller samarbejdspartner første gang, men derefter kan kontakten fint holdes med virtuelle møder, mener Søren Krogh-Nielsen.

Hos Ricoh tager de selv den medicin. Søren Krogh-Nielsen fortæller, at han er meget hård omkring rejseaktivitet.

- Ikke kun fordi vi kan spare penge på rejser, men også fordi jeg hellere vil have, at mine medarbejdere bruger tid på og hos kunderne, ikke i et fly eller en lufthavn, siger Søren Krogh-Nielsen.

Han slutter af med at pointere, at når virksomheder ser de månedlige rejseopgørelser, så bør de måske overveje, om det virkelig er nødvendigt med de mange rejser.

12/1 2017