Videokonferencer vinder frem i det offentlige

Det er langt fra kun private virksomheder, der gør brug af videokonferencer, også det offentlige tager teknologien i brug, men det kan gøres endnu mere, mener ekspert

Af Lars Bennetzen

Myten, om at det offentlige er for langsom til at tage nye teknologier til sig, passer ikke, når det kommer til videokonferencer. Tværtimod er den offentlige sektor en af de største kunder hos Cisco, når det kommer til videokonferencer.

- Mange har nok den opfattelse, at de offentlige halter bagud, når det kommer til at tage teknologier som videokonferencer til sig, men det passer ikke. Det offentlige gør flittigt brug af videokonferencesystemer, fortæller Christian Raahave, Product Sales Specialist hos Cisco Danmark.

Men han kan godt forstå, at den generelle opfattelse er, at det ikke er et område, som det offentlige er med på. For de avancerede videosystemer, som de forskellige offentlige sektorer gør brug af, er primært rettet mod at optimere interne arbejdsgange. Derfor bliver de da også brugt til at optimere intern kommunikation.

- Internt set er de rigtig gode til at bruge de muligheder, som videokonferencesystemer giver dem. De gør flittigt brug af højkvalitetsvideo, men de er nok ikke så gode til at gøre brug af dem ud mod borgerne, siger Christian Raahave.

De steder, hvor Christian Raahave ser det offentlige gøre brug af systemerne, er blandt andet hos landets domstole, hvor der er installeret rigtig mange videosystemer.

Sparer tid og transport

- Det er noget domstolen gør for at slippe for fangetransporter mellem fængsler og domstole. Dels sparer det penge og tid, det gør det også mere sikkert og forhindrer fangeflugt, pointerer Christian Raahave.

Et andet sted, hvor Christian Raahave ser videokonferencer brugt i det offentlige, er på hospitaler, hvor det i vid udstrækning bliver brugt til at udveksle specialistviden.

- På sidste års Cisco Connect var der blandt andet en øjenlæge fra Glostrup, der fortalte, hvordan de brugte videokonferencer til specielle øjenoperationer i planlægningsfasen. På den måde kan eksperter indkaldes via video og rådgive, uden at det er nødvendigt at transportere dem rundt i landet eller hente dem ind fra andre lande, forklarer Christian Raahave.

Endelig oplever han, at teknologien også bruges i forbindelse med tolkebesøg i det offentlige. Her kan en tolk ringes ind via video, og derved spares der transporttid, tolken kan være der, når der er behov for det, og hans tid udnyttes langt mere effektivt.

Video flytter ned i app’en

Han er dog slet ikke i tvivl om, at videokonference- tankegangen stille og roligt vil blive brugt mellem det offentlige og borgerne også. For udviklingen viser tydeligt, hvordan video flytter ned i apps.

- Når du ikke længere skal have et dedikeret videosystem kørende, men kan bruge din app til videokommunikation, så er det også det, folk vil forvente. Det bliver let, når folk ikke skal aktivere en bestemt app eller system for at kunne bruge video med det offentlige, og den udvikling vil være med til at drive videobrugen mellem det offentlige og borgerne. Samtidig har en app-løsning den fordel, at du med det samme kan se alle informationer på den bruger, der ringer ind. Alt kan være registreret i app’en, og det letter sagsgangen, pointerer Christian Raahave.

Den udvikling vil også blive drevet af den næste generation, der er på vej ind på jobmarkedet. De er vant til at bruge videokommunikation og bruger kun sjældent telefonen.

- De vil virkelig drive udviklingen hen mod videokonferencer, for de vil forvente det. De bruger det allerede på deres mobil, og derfor skal det offentlige også kunne tilbyde det, siger Christian Raahave.

Det er også en klar fordel, når vi snakker om kundetilfredshed, og det er også noget, som det offentlige kigger på. Christian Raahave kommer med et eksempel fra American Express, der har indført muligheden for at ringe op til kundeservice via video direkte fra deres app. Udover en bedre kundeservice, så er kundetilfredsheden og deres ’Net Promoter’-score steget, fordi det er så let at komme i kontakt med dem.

De unge er drivkraften

Christian Raahave mener, at fordi de unge ikke er bange for ny teknologi, så er det i høj grad, fordi de er så vant til det gennem blandt andet Facetime og lignende systemer.

- De unge har ikke samme forbehold som min generation overfor video. Vi kan godt være lidt tilbageholdende overfor videokommunikation, men sådan tænker de unge ikke. Derfor undrer det mig også, at der ikke er flere arbejdspladser, der har taget video til sig, når vi snakker om hjemmearbejdspladser, siger Christian Raahave.

Samtidig er der en udvikling hen mod mere og mere teamwork, og det betyder, at der skal nye værktøjer til. Noget der ikke er forbeholdt private virksomheder, men som i lige så høj grad gælder det offentlige.

Det er nødvendigt at stille de nødvendige værktøjer til rådighed, som samtidig skal være lette at bruge, men her oplever Christian Raahave, at mange rammer ved siden af målet.

- Mange virksomheder glemmer at kigge på brugernes behov. De finder først systemerne, og så forventer de, at brugerne benytter dem – det bør være omvendt. Kig på behov og vælg derefter systemer, pointerer Christian Raahave.

Inden for det offentlige bør det derfor ikke være politikerne, men lederne i institutionerne, der driver brugen og integrationen af nye systemer.

- Min personlige mening er, at alle i det offentlige bør lytte til, hvordan de kommunikerer. Der skal blandt andet være en mulighed for at få den enhed, som brugerne ønsker at bruge, ellers kommer der irritation over jobsituationen, mener Christian Raahave.

Mange virksomheder har taget videosystemer til sig, men Christian Raahave oplever, at de glemmer at uddanne deres brugere til at forstå systemerne, og det betyder, at mange tabes, og systemerne bliver derfor aldrig brugt optimalt.

- Ledelsen bør lytte til, hvordan den unge generation kommunikerer, og så tage en beslutning om kommunikationsformer baseret på den viden, de har indsamlet. Derefter skal de signalere til hele virksomheden, at det nu er sådan virksomheden kommunikerer, og selv tage systemerne i brug. Det gælder såvel private som offentlige instanser, siger Christian Raahave. Han slutter af med at fortælle, at han slet ikke er i tvivl om, at videokonferencer vil blive brugt langt mere i det offentlige fremover, også ud mod borgerne, det er kun et spørgsmål om at få den unge generation ind.

- Udfordringen er nok sammensætningen af medarbejderne, hvor der findes mange, der ikke har den store erfaring med eller lyst til at bruge nye teknologier, slutter Christian Raahave.

4/12 2017