Danmark langt fremme med UC
ALK-Abelló, VELUX Gruppen, Udenrigsministeriet og Hedensted kommune er blandt dem, der er langt fremme med anvendelsen af Unified Communications i form af Lync
Del artiklen på - Atea har gennem flere år satset stærkt på UC-markedet, da det giver en helstøbt kommunikations- og samarbejdsplatform. Gennem de seneste år har vi oplevet årlige vækstrater på 40-50 procent og implementerer Lync for over 100.000 brugere årligt globalt set. Interessen for Lync startede med presence og chat, men i dag vil kunderne også have telefonidelen. Videomøder er også hot, da Lync kan integreres med eksisterende systemer, fortæller Thomas Krag og fortsætter:- Mødekulturen har ændret sig, så man bruger ikke mere tid på at spise kage. Med en mere præcis kommunikation kan man gennemføre et møde, som tidligere tog halvanden time, på kun en time.
Thomas Krag har konsulenter fra Aalborg til Malmø, men bor selv i Kolding. 90 procent af møderne klares i dag med Lync, hvorved han sparer 15.000 km på vejene om året. Det er i sig selv en god business case.-Globaliseringen betyder, at mange danske virksomheder kommunikerer med hele verden. Nogle internationale virksomheder udspringer oven i købet af danske virksomheder, fortsætter Thomas Krag og slutter:
-Et bevis på, at Lync er modent, er, at den offentlige sektor er begyndt at bruge Lync. Udenrigsministeriet vil efter at have implementeret Lync på Asiatisk Plads i København nu implementere Lync i hele verden. Et andet eksempel er Hedensted Kommune, som er langt fremme med anvendelsen af Lync.Har fået mange gode ideer
-Hedensted Kommune bruger Lync fuldt ud og dermed også som telefoni. Det skaber værdi for os på mange områder, mobiliteten skaber stor værdi for os, så folk kan arbejde hjemme fra og på farten. Tilgængeligheden viser desuden, om de, man skal have fat i, er online eller ej, og den tætte integration med resten af Office-pakken samt det intuitive interface, gør det super nemt at tilføje flere personer til en samtale fortæller Peter Nielsen fra Hedensted Kommune.-Selv har jeg på konferencen fået inspiration, som den tekniske indsigt giver. Det vil hjælpe mig i den fremtidige fejlfinding, hvor der tidligere især har været problemer med talekvaliteten, siger Peter Nielsen videre og fortsætter:
-Det er fantastisk at netværke med 20 mand, når vi sidst på dagen samles for at gennemgå, hvad der blev præsenteret. Jeg kan tage et netværk af danske brugere med hjem og har fået mange ideer til, hvad vi vil. Samtidig er jeg privilegeret i at have en it-chef, som vil være med på beatet, og derfor gerne ser, jeg kommer med nye ideer.Hedensted Kommune arbejder især med at integrere Lync i ældresektoren, hvor man vil indføre telemedicin, men videokonferencer med de ældre i deres hjem er desværre ikke på plads endnu.
-Vi har pårørende til patienter på Skive Sygehus, hvor de pårørende skal til konferencer, som skal foregå face-to-face. Det betød tidligere, at de skulle bruge 2 gange halvanden time i bil på at køre til Skive. Nu kan de i stedet for komme ind på Ældreforsorgen lokalt og klare konferencen som en videokonference. På den måde sparer de tre timer i en travl arbejdsdag. I fremtiden kan de måske endda blive på deres arbejdsplads, hvor de åbner en videokonference, forklarer Peter Nielsen.Hedensted Kommune bruger også Lync i Borgerservice, og Peter Nielsen er især glad for, at man nu også kan integrere video på websider. Han fortæller videre, at ansatte ønsker adgang til chat, når de ser andre bruge det. Også muligheden for at dele en skærm er populær, da man kan dele en skærm ved blot at trække en kollegas ikon over på skærmen, så man ikke behøver ikke gå hen til kollegaen.
- De fleste ansatte tager godt imod Lync, de er vant til Office, men får et ekstra lag, som giver mening, men det kræver meget undervisning, slutter Peter Nielsen.Hedensted Kommune havde oprindelig en gammel PBX, som var dyr at vedligeholde. Ved kommunalreformen blev Hedensted lagt sammen med to mindre kommuner, hvilket var en god anledning til at skifte den gamle PBX ud. Fremtidsperspektiverne er at få alle i Hedensted Kommune til at anvende Lync, herunder alle administrative brugere samt skoler, børnehaver, plejehjem osv.
Intern markedsføring nødvendigI en stor international virksomhed, hvor alle har travlt, kan det være svært at fortælle, hvilke muligheder de får, når nye værktøjer som Lync implementeres i virksomheden.
Rene Kirkeby er Network Manager med ansvar for en global udrulning af Microsoft Lync hos ALK-Abelló, som er en farmaceutisk virksomhed med hovedsæde i Hørsholm, nord for København. Han fortæller, at da ALK i 2011 indførte Unified Communications, så kiggede man på en række leverandører, men fandt, at Microsoft med Lync havde den bedste løsning.ALK-Abelló har 22 adresser i 18 lande med i alt 2000 brugere. IT-afdelingen har 50 ansatte, men kun IT-folk i halvdelen af alle sites.
Da det engelske kontor skulle flytte, havde man brug for en ny omstilling. Man ville gerne prøve noget nyt, men krævede, at opkald virkede uden afbrydelser. Så vi indførte Lync med telefoni, som viste sig at virke fra dag et, siger Rene Kirkeby og fortsætter:-Fire måneder senere havde et call-center i USA store problemer, så her valgte vi også Lync. Vi har været meget heldige med implementeringerne, som er forgået uden store problemer. 36 procent anvender i dag enterprise voice, og halvdelen af alle sites er i dag omlagt.
I en travl virksomhed kan det være et problem at fortælle brugerne om forretningen bag at implementere Lync. Det er derfor nødvendigt at lave en intern markedsføring i virksomheden, forklarer Rene Kirkeby, der siger, at man skal bruge både en sælger og marketing for at udbrede kendskabet. Det nytter ikke at snakke om IP med ikke-IT-folk, men derimod at lave interne reklamer for Lync. Heldigvis forstår mange allerede konceptet bag Skype.I en organisation kan man groft set dele medarbejderne op i tre grupper. Den første gruppe er ”First movers”, som kommer og spørger om, hvorfor Lync 2013 ikke virker på deres smartphone. Den næste gruppe er generalisterne, som tæller de fleste brugere. Det er her, man sætter ind med information og som kan afgøre udfaldet af et Lync projekt.. Tilbage er der restgruppen, som enten ikke anvender eller har brug for nye smarte funktioner, så længe man kan indfri deres normale behov for at kunne ringe, så er de som regel tilfredse.
Savner ikke nogetEn anden dansk virksomhed, der har afdelinger i mange lande, er VELUX Gruppen, som især er kendt for sine ovenlysvinduer. VELUX Gruppen, som har produktionsselskaber i 11 lande, salgsselskaber i knap 40 lande og afsætter sine produkter over det meste af verden. Der er beskæftiget omkring 10.000 medarbejdere, heraf ca. 2.600 i Danmark.
-Vi er en global og meget kommunikationstung virksomhed og anvendte tidligere Cisco Call Manager, men indførte Lync ved overgangen til Office 365. Hermed har vi fået en fælles platform for hele koncernen med foreløbig 5000 brugere, fortæller Gert T. Christensen, som er UC Arkitekt.
- Lync bliver brugt meget, men hvor telefoni stadig har stor anvendelse, er der også stor glæde ved brugen af Chat, desktop sharing, møder, mv. Vi genanvender vores gateway mange steder, Ude i verden har vi stadig legacy systemer, men vi presser ikke på for at få dem opgraderet. Ligeledes beholder vi Cisco Call Center, da det er en selvstændig enhed, fortsætter Gert Christensen.
Visionen bag ændringen af den digitale kommunikation er at skabe en mere global og forenet virksomhed med globalt samarbejde, men med et lokalt funderet salg og marketing – tæt på kunderne.
VELUX Gruppen har gjort meget ud af at klæde medarbejderne på til at tage de nye værktøjer i brug og blandt andet lavet links, så brugerne kan bruge Microsofts hjemmeside for hjælp, da det er tidskrævende at oversætte til de mange sprog, koncernen anvender. For at brugerne kan komme i gang, har man dog lavet sin egen begynderguide, film, plakater og artikler på alle sprog.Gert Christensen slutter: -Vi savner ikke noget i Lync, da vi har fået det, vi har savnet i mange år. Lync er stabilt, og brugerne er glade, så Lync vil hjælpe os fremadrettet.